福祉の業務改善シリーズ①Trelloを使った仕事管理のすすめ

 

「業務の改善のためにタスク管理をもっと簡単にしたいけれども何かいい方法はないかな?できれば無料のが良いんだけれども…。」
 
今日の記事はこんな人に向けて書いていきます。
 
こんにちは、リュウです。
 
僕はふだん就労支援の事業所を運営しています。
 
福祉系の大学を卒業して、精神科病院と相談支援、障がい者のグループホームなどで福祉専門職として現場経験をして現在の職に就きました。
 
医療・福祉分野では10年の経験がありますが、どの職場でもドタバタのであっという間に1日は終わってしまいます。
 
そんな忙しい毎日でとても大事なのは自分のすべきこと(タスク)を把握しておくことです。
 
たいてい朝のうちに今日すべきことを確認しますが、業務中も新しいタスクは次々と増えていきますよね。
 
付箋などを使ってパソコンに貼っておくことでタスクを整理しているうちにかえって机の上が雑多してきたり、いつのまにかはげ落ちて忘れてたりすることもあります。
 
そんな毎日のタスク管理に便利なサービスがあるのはご存じでしょうか?
 
知らないという方のために、この記事ではタスク管理をするのに便利なサービスをご紹介します。
 
これまで僕が試してきた中でも、特に使いやすかったものを1つにしぼって紹介することとなりますので、みなさんの業務改善の参考になればと思っています。
 
以下から解説していきます。
 

タスク管理ができるサービス

 

さきほど、タスク管理に便利なサービスを1つにしぼって紹介するとお話しました。

 

タスク管理できるサービスは多く存在しそれぞれ長短あるので、自分の希望に合ったサービスは探してみれば見つかると思います。

 

ただ、「時間が無くてわざわざ1つずつ使っている暇なんかない」という方のために、まずは無料ではじめられて個人でも使うことが容易にできるサービスについて1つご紹介します。

 

 

迷ったらまずはTrelloを使ってみよう

 

Trelloは無料で使えるタスク管理のサービスです。

 

Trelloのウリはチームタスクの管理ができるという点なのですが、個人でも使えます。

 

実際のタスク管理画面と使い方イメージ

Trelloのタスク管理画面
Trelloのタスク管理画面

 

 

Trelloは普段付箋をつかってタスクを管理しているのを、PCの画面上で行うといったイメージでいてもらえれば使いやすいです。

 

ちなみにタスクが書かれたカードはマウスでドラックしながら自由に移動したり、おわったタスクカードはアーカイブしておくこともできます。

 

もうひとつ便利な機能:進捗状況をかくにん

タスクごとの進捗状況確認の画面

 

上の画面はそれぞれのタスクカードをクリックすると表示され、選択したタスク進捗状況やあらかじめ設定して要確認の項目をチェックリスト表示させることもできます。

 

付箋でのタスク管理だとここまではできないので、タスクとは別に確認事項をメモしておく必要が出てくることもありますが、Trelloならその必要もありません。

 

ひとつの画面にすべて収納しておくことができるのです。

 

実際にTrelloを使うまでの手順

 

Trelloを検索するとすぐに見つけることはできるのですが、実際どのように登録するかわからなければここからの手順を見ながら進めてください。

 

実際に僕が登録していった手順を画像付きで解説していきます。

 

Trelloの登録方法はかんたん

 

Trelloのサイトトップで登録のボタンをおすと上のような画面にとびます。

 

ここでまずはアカウント作成します。

 

※ちなみに英語表示になっていることがあるので、画面中央よりすこし下のスクロールボタン(上の画面だと、日本語と書かれている部分)で表示を日本語に切り替えることができますよ。

 

この画面でアドレス登録またはGoogleアカウントを登録します。

 

 

登録が済むとこのような画面にうつります。

 

ここからはチュートリアルがはじまるので、指示の通りやっていけば問題ないです。

 

 

こんなカンジで、打ち込んでみましょう。

 

後からいくらでも直せるので心配はいりません、チュートリアルは練習のためにあるのですから。

 

 

次の画面にうつりました。

 

ここではリストを作るレッスン。とはいえ、打ち込むのはリスト名だけです。

 

 

リストの次はカードをつくります。

 

このカードがタスク管理で使っている付箋の代わりです。

 

 

作ったカード内にチェックリスト表示のれんしゅうです。

 

Trelloの良さは進捗状況を確認できるところですね。1つにまとめられるのはとても助かる!

 

 

ここまででチュートリアルは終了です。ボタンを押して管理画面にうつれます。

 

見ながらTrelloをさわっていた人はこのままタスク管理画面にうつりましょう。

 

見ていただけの方は簡単なので実際にやってみてくださいね。

 

業務の改善はじぶんで始められるところから

 

業務の改善というと「会社単位でやらないと意味がない」という人もいますが、それだとなかなか進まないのも現実。

 

まずはこのサービスを自分ひとりで使ったり、一部門で使ったりしていくことで会社の意識も変わるかもしれません。

 

会社が変わらなくともタスク管理はしやすくなります。

 

会社が変わらないと言っているより、まずは自分で変わって楽になりましょう。

 

 

 

 

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