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福祉の業務改善シリーズ①Trelloを使った仕事管理のすすめ

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最近では働き方改革なんていうのが進んでいるようですね。

改革なんていうと大袈裟な気もしますが、福祉業界でももう少し業務の改善を行えばいいのではと思います。

まあ、その会社によって考え方は違うので仕方無いなんて思うけれども、自動化したり、見える化すると案外簡単な業務になることも。

最近では私たちの職場の仕事はTrelloを使って私が管理しています。

Trelloとは

このサービスは私が最近ハマって観ているYouTubeチャンネルでマナブさんという方が以前紹介していたものです。

業務やプロジェクトの管理をすることができるサービスで、リストを動作させることができるのが他のToDoリスト等と違っていると思います。

リストを作成してそのリストに属するカード(工程)がどの程度の状況にあるのかがわかるようになっており、他のメンバーとも共有可能となっています。

実際に使ってみると、自分のタスクが目で見てわかるようになっていてとても頭の中が整理しやすいサービスとなっています。

何が業務改善になるのか

単純にすべきことが目で見てわかるようになっている点です。

というのも福祉サービスを提供する事業所は日中慌ただしくしてます。

朝の送迎して、サービスの提供をしてお昼ご飯、いつの間にか帰りの送迎なんてこともあり、新しい利用者の方がいればそのサポートが必要なことも。

そんな中でいちいち「あの作業は…」「誰があの作業を…」なんて考えていること自体無駄になります。

Trelloの場合目で見てわかるようになっているため、目で見たものをそのまま確認していけばいいだけです。

(もちろん打ち込み忘れがあれば意味ないですが…(笑))

仕事についていちいち思い出さなければならないのは、無駄だしストレスになります。

Trelloの場合、リストに追加しておけば後は仕事ができているかどうか見ながらスタッフに確認するだけで済みます。

終わればカードやリストを終了に回せばいいだけですし。

改善以外にもいいことも

仕事の進捗状況の管理といった面だけでとらえるとそんなに大きな変化は無いなんてとらえられがちです。

ただ、Trelloの導入で仕事の個々の進捗状況が確認できるだけでなく、仕事の割り振りの割合も目につくようになってきました。

よく職場環境で問題になることの一つとして、限られた人だけに仕事が集中するということがあります。

これは頼まれる人の信頼度や能力の高さに影響することが多いようです。

ただ、これだと一人へ仕事が集中してしまい負担が大きくなることや周りは仕事が回ってこないことで案外もどかしい気持ちを持っていたりすることも。

結局仕事のできる人は職場をやめてもっと良い使い方をしてくれる会社や上司のもとに行ってしまったり、自分で起業してしまうこともあります。

まあ、それ自体は悪いことではないと思いますが…。

僕自身の経験から言うと、仕事はポジティブな理由でやめられるようにしてあげたいと思っているので上記のようなのは個人的にはあまり好きじゃないです。

まあ、人がやめてしまうという事業所の要因の一つはこういった小さなことの積み重ねなのかもしれません。

福祉だからと言う人へ

今回はTrelloを取り上げましたが、今後も業務の改善のために導入した物をその度に紹介していきたいと思っています。

最近はいいなぁと思える事業所も知り合えることが増えてきましたが、まだまだ他に比べて新しい物を導入するのに高いハードルを自分達で設けている所は少なくないです。

現に最近私がこうした新しいツールを導入すると、周りの事業所はなにやらガヤガヤします。

コソコソと「彼は相変わらずITオタクだな笑」的な発言をしている人たちがいるようです。

相手からしたら僕が若くてなにも知らない的な発言をして、嘲笑しているつもりのようです。

…が(笑)

本当は僕だけ知っている。なので本当は教えてあげたい…。

あなたのところの幹部来年辞めるそうですよ?(笑)

理由は簡単。年配の上司に新しいシステムの話をしても、相手にされなかったのだと。

頑張れって言ってくるくせに、自分はパソコンとか使えないし覚える気もないからこの会社終わってるなって。

彼は少しでも改善できればと思ったらしいのですが、長年のらりくらりと交わされていたようで我慢は限界の様子。

新しいサービスとかツールを使えば業務改善できるのに、福祉は努力的な古い考えが誤った形で実行されているのだと思います。

まあ、そもそも利用者が大切だと思うならITでも何でも活用して、彼らに使ってあげられる時間を少しでも確保すれば良いのにと思いますが…。

早い話、自分ができないから導入しないんだろうなぁって。

ってか、利用者のこと考えて努力できなくなったならそもそも引退しろよってね。いつまでしがみつくのか…。

そんな人見てると若い人たちもついてこなくなるだろうに。

そんなところでは働きたくなくなるのも無理はないでしょうな。

自分で辞めたり就職したくないって思われたりする理由作ってるのに人が来ないと嘆く人間。本当に現場からしたら邪魔だろうな(笑)

辞める彼のことは次が恵まれた環境であることを祈ります。

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