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福祉の業務改善シリーズ②ipadによる仕事の効率化

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最近では福祉業界でもパソコンやアプリケーションの導入も増えてきましたが、主に請求や記録にとどまっています。

僕の場合、導入は自分で決定できるのでどんどん新しいものを試してみてます。

今進めているのは事業所同士での書面共有や情報共有、テレビ会議などを予定しておりサービスの試用をしている最中です。

他県の事業所とも連携をとって進めているので、そちらの取り組みは違う記事で取り上げていきたいと思います。

さて、今回は昨年から導入したipadについてです。

2010年に初めて世に出てから来年で10年が経ちますが、やっとの導入です。

書類のPDF化も簡単

記録やサービス利用のための計画、新しい事業に関する計画書や研修レジュメ。

普段取り扱う書類は膨大な量です。

取っておくのも大変だし、すぐに引っ張り出すのもすごく大変です。

ipadを導入してからはカメラで撮ってPDF化して保管しています。

直接書き込んだり、印刷するのも簡単。

なんでこんなに便利なのに今まで使わなかったのか。

ipad OSへの進化

昨年の途中から使い始めましたが、今年になってOSが更新されました。

OSの変更があってからはさらに性能が変わっています。

特にパソコンで行っていた作業をipadでも行えるようになったのは、非常に好ましい傾向です。

業務のメール返信やスケジュール管理、ファイル編集なども行いやすい。

スクリーンショットを使った書類の作成などはPCよりも簡単です。

会社で使っていますが私の私物のipadなのでプライベートでは、この記事もipadで書いています。

メモの共有も

今年からは私の事業所のスタッフ1名にも試しに使ってもらっています。

新しい事業に関しての起案などもipadで共有するようになってきました。

AirDropを使ってメモを共有できるので、外部でもすぐに共有できます。

事業所にいないと作業を進めることができないというのが大きな課題でした。

ほんのちょっとの変化ですが私たちにとってはとても大きな変化でした。

可能な時はその現場のwifi環境を借りてプリントしてしまうこともあります。

基本仕事の調整はメールです

スケジュールや書類のやり取りなどはほとんどをメールに乗せ換えました。

自分自身、相手に電話をしても不在の時などはとてもイライラするし繋がるまで待つのは時間の無駄です。

ipadでメールやスケジュールの打ち込みなども容易になりました。

他のスタッフの予定なども同期ができているので、その場で予定を調整してしまえるのが相手方からの信用にもつながっているようです。

Apple Pencilでさらに改善

ipadを導入するにあたって、Apple Pencilも同時に入れました。

昔の市販されていたタッチペンとの違いは使うまで想像できませんでした。

想像以上の性能でした、ホント。

特にメモを取るときや、PDFへの書き込みなどは非常に楽になりました。

通常PDFの編集には専用のアプリケーションを必要としますが、ipadの場合はそんなの必要なくデータでそのまま使うか、メモ機能であっという間。

世の中ってこんなに変わったんだなぁと実感させられました。

まずは一歩から

色々と上げてきましたが、百聞は一見に如かず。

まずは使えるかどうかわからないけれども、まずは導入してみましょう。

他のツールに比べて有名なipadなので、ググればすぐに出てきます。

各種アプリケーションも非常に使いやすい設計で、広い年齢層で使いやすいと思います。

人材不足が大きな課題になっている福祉分野ですが、実はこういった新しいものに興味をもって進んで導入しているかといった部分も若い人たちはよく見ています。

使えるかどうかではなく、新しいものにも突き進む姿勢や寛容性をこういったツールを導入することで間接的に示していくことができます。

ただのミーハーとみるのではなく、次世代の求めるものやそれに自分たちがどのように答えていくかをこの機会に考えてみてください。

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