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福祉こそイノベーションは進むべきという話

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今の仕事の仕方を変えたいけど、周りの人たちは新しいことを嫌がるのでどうしよう。新しい業務管理サービスを導入したいが上司になんて話そう。自分でサービスを導入する時に部下達になんて話そう。

こう言った人たち向けにこの記事を書きます。

初めに言ってしまうと、本当に利用者とスタッフのことを考えるのなら真先に新しい方法を取り入れていくべきです。

福祉従事者が新たなツールを使うことで得られる3つのメリット

僕らの福祉業界では改善できる仕組みがまだまだあるといえます。

日々のサービス提供の記録や出退勤の面では変化は見られていますが、それ以外の部分はまだまだ昔と変わっていない部分が多くあります。

いわゆるアナログと言われる部分です。

最近ではサイボウズによるkintoneや、リクルートがknowbe等のサービスが出してきており少しずつ新たな取り組みが進んでいます。

こういったサービスは費用対効果などをよく考えた上で導入すべきではありますが、事業形態に見合った導入はどんどん進めるべきです。

理由は3つです。

  1. スタッフの負担軽減
  2. サービス提供の時間を短縮
  3. 新しい人材の確保

スタッフの負担軽減

これは現在現場で働くスタッフに対する恩恵です。

普段手書きしていたものからシステムを導入した打ち込みに変えてしまったり、連絡方法を変えたりなどすることで効率化が図られます。

実際私の事業所では日中のスタッフ同士の連絡は緊急のもの以外LINEをベースにしており、外部とはメールベースにしてしまいました。

連絡がつくまで待っていたら時間の無駄になりますし、普段何度も同じ内容を打ち込む時には自動変換等が行える方が断然楽ですし。

あとはiPadの導入等も進めていて、わざわざプリントアウトしなくても書類の読み合わせなんかはその場でできるようになりました。

よく「パソコンは苦手で年配者が扱えないから」なんて言って導入をしないところがありますが、最近はスマホのアプリのように直感的にタッチして扱えるものも増えたので以前までと全然違います。

パソコンできないけどスマホで家族と連絡取り合ってる年配のスタッフなんかはいっそのこと事業所のスマホで打ち込みできるようにしちゃえばいいです。

月額も1アカウント1000円かからないくらいで導入できるものもあるので。

サービス提供の時間を短縮

これはスタッフへの恩恵と考えがちですが、実は利用者への恩恵になります。

業務の改善による効率化は何よりも利用者のためになるのです。

今まで無駄な時間を費やしていたことを短縮し、時間的に余裕が生まれることはスタッフが他の直接処遇に集中できる時間を増やすことになります。

また、時間的な余裕だけでなく心身に余裕を持った状況でサービス提供できるので質の良いサービスへと変わっていきます。

よく福祉業界では利用者主体や質の良いサービスなんて話がでますが、その割には業務改善や新たな管理サービスの導入なんかは遅々として進まない。

言ってることとやってることが違うなと思いながら僕はみているのだけれども。

本当に利用者のことを思うのであれば、新しい技術なんかをもっと検討すれば良いのに。

結局口では立派なこと言っているけれども、自分では面倒なことはしたくないんだなと思ってみています。

(そんなところを利用者は案外みています。)

人のマンパワーなんてたかが知れていることなので、ある程度スキルを磨いたらあとは環境を整えれば何倍も良い仕事ができるようになります。

精神論だけだと現場は潰れます。

新しい人材の確保

これは経営者に対してや広く言えば福祉業界が得られる恩恵といえるでしょう。

新しい技術の導入は新たな人材の流入も期待できます。

たとえばA事業所とB事業所があるとします。

Aは昔ながらの経営、Bは新しい技術を導入し負担軽減をしている事業所。

あなたなら第一印象はどうでしょう。

負担が少ない方がいいと感じる人は多いと思います。

中には新しい物を入れていることに、今後の発展の期待感を持つ人もいるかも知れません。

年配のスタッフが多い事業所であればあるほど若い人たちはそのギャップに驚くでしょうし、新しいものにも寛容だと印象付けることになるため自分もやっていける環境かもと意識に働きかけます。

人によっては自分では使いこなせないと心配になる人もいるかも知れませんが、その部分は使いやすいようにしていることを伝えてあげれば大丈夫。

むしろそれでもできないと言う人は雇わない方が賢明です。

というより最初から諦める傾向のある人は気持ちの高齢化や思考停止傾向があるのかも知れないし、そもそも利用者本人の将来に向けて支援するには困難な課題があるのでそんなスタンスじゃ仕事として取り組んでいけないです。

今後も新しいことを導入するたびに反応していては仕事は務まらないので。

今の若い人たちは新しい技術に触れて生活しています。

勉強にタブレットやYouTubeを使う人もいるくらいなので。

そんな人たちがアナログ世界に入れられ改善できるところをそのままにされていたら…絶対にこんな環境で仕事なんてできないと思われてしまいますよね。

人材確保に課題がある会社は色々あると思います。これは福祉業界のみならず。

案外それは自分たちで解決できる可能性は大いにあります。

今の若い者はと話す人もいますが、逆に彼らも同じように考えているかも。

環境や他人、時代などのせいにばかりせず自分たちを振り返ってみた方がいいかもしれません。

実際、私のところは少しずつスタッフは集まってきてくれていて、新しいことの導入にも前向きに取り組んでくれるスタッフたちです。

学生さんから進路相談なんかも受けることもあり、案外取り組みに関しては好印象を持っていただいている様子です。

福祉事業所が最初にすべき業務改善は「連絡」と「書類」

ここからは具体的な改善提案に移ります。

まず改善すべき点は「連絡」と「書類」です。

  • 連絡:ストレスなくスピーディに目的達成できることを目指す
  • 書類:必要な記録を時間をかけずに作成・整理を目指す

とりあえずこの二つができれば日常の業務が格段に効率化され基本的業務による負担が軽減されます。連絡と書類面での効率化ができれば、次は会議など普段の業務で当たり前に行っていることから取り組むべき。

具体的な改善策を解説します。

まずは改善課題の抽出とかけられる経費の確認、無料プランの試用、そして導入です。

導入前段階:改善課題の抽出とかけられる経費の確認

課題抽出は現場の声も取り入れながら日々その作業をしている際に思っていることやこんなことできればいいのにという少し現実離れした内容も入ってもいいのでたくさんの意見を収集しましょう。

集まったらその意見をグループ化していきます。とりあえずです。

そしてグループ化した意見から現場のニーズを把握します。

同時にかけられる経費の確認も行います。

先立つものがなければ導入なんてできないので、経理と確認の上でいくらまでは使えるのかを大体でいいので把握しましょう。

経営等に関係していない人は仲のいい人に聞くなどして使える金額ってどのくらいなのかぐらいでいいと思います。

導入の検討段階:無料試用して現場とのすり合わせ

それまで抽出してきた課題とニーズ、金額を前提に導入できそうなサービスを考えます。

最初から導入してしまうと現場の実情と合わないことなどもあるのでまずは無料お試しという形でいいと思います。

恐らく法人アカウントなんかで無料登録したりすると後からサポートしてくれる人から連絡が来ると思いますので、その際に実際自分たちと同じような会社が導入しているかを聞いてみたり、分からないところを親切に教えてくれます。

案外彼らは親切丁寧なサービスをしてくれます。(笑)

あとは簡単、導入するかどうかを現場と相談して大丈夫そうなら導入するだけです。

導入の段階:仕様の相談をして導入

導入の最終段階です。導入を決定したら仕様を相談しましょう。

サービスによっては自分で変えられるものやプラグインを用いて変えるもの、提携している別会社にお金を払って仕様を変えてもらえるものがあるのでそれら手続きをして導入します。

サービスの導入に関してはどの会社も親切にサポートしてくれたので初心者でも大丈夫だと思います。

初心者ならその旨を伝えてきちんと説明さえ受ければ問題無く導入できます。実際に来てくれたり、パソコンなどを遠隔操作して導入を手伝ってくれる会社もあるので。

まとめ:何よりも継続性と利便性が向上することが大事

環境が変わることはストレスに感じるもの。

最初のうちは環境が変化したことによって一時的なストレスがあるとはおもいますが、業務の負担が永続的に減るのは長期的にみてスタッフのストレス軽減にもつながります。

先ほども触れたように次の時代の人たちを視野に入れて働きやすい職場を整えることも会社としてとても大切なことであり、長期的にみて人材確保など会社にもたらしてくれる影響は大きいものです。

今回の記事を参考にこの機会にあなたの職場でも新たな職場環境の改善が進めばとおもいます。頑張りましょう。

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