【就労継続支援B型事業所】クラウド型勤怠管理による通所記録のおすすめサービスと利用方法(スタッフの業務軽減)

こんにちはリュウです。

 

今回は就労継続支援B型に通所している利用者たちの通所記録の付け方について取り上げます。

 

通所記録と言えども色々あります。

 

日々の体調のことや作業内容のこと、通所時に気になったことを備考として書いたり、出退勤時刻を記録したりなど様々。

 

特にその中でも出退勤の時刻の取り方や方法、自分で使ってみてよかったサービスのことなどについて書いていきます。

 

記事の対象はこんな人達です。

出退勤の時間を記録したいけれども簡単にできる方法を知りたい。特にコストがかからないで利用者も簡単にできる方法で、かつスタッフの仕事も軽減したい。必要な記録なのできちんと記録しておきたいけれどもできれば色々な負担が無いようにしたいのは誰もが考えること。良い方法を見つけたので参考にしていただければ幸いです。

 

ちなみに最初に結果を書いてしまうと、タイトルにもあるように

 

  • クラウド勤怠管理サービスの導入
  • 利用者はタッチするだけで記録が自動で作成される
  • 管理費は数百円程度
  • スタッフは修正もしくはレコーダーの準備をするだけ

 

こんな感じです。

 

クラウドなんて聞くと非常に難しいことを想像する人もいるとは思いますが、数ステップなので実際にやってみると簡単でした。

 

※ただ、人数が多い分一人ひとりのアカウント作成は大変でしたが…(笑)

 

具体的なサービスなども以下に書いていきますので、さっそく確認してみましょう。

 

必要なのは通所者の出退勤時間記録

そもそもこの記事を書こうと思ったのは、最近になり少し業務に余裕ができてきたことからです。

 

これまでの記事にも取り上げてきたように僕たちの事業所では比較的柔軟に様々な改善ツールを導入してきました。

 

そのおかげで業務は軽量化。

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以下にリンクを貼っておくので参考にしてみてください。

 

そんなこんなで少しずつ他のことでも改善できるものは無いかと考えられる余裕が出てきました。

 

そんな中思い出したのが、以前行政の実地指導を受けたときのことです。

 

これまで通所していることは利用者から記録として印鑑をもらっていたのですが、具体的な時刻が一覧として載っていないことなどが指摘されていました。

 

ただ実際に時刻を記録しようと思うと人数も多く大変なのでどうしようかと困っていました。

 

目標は安価で使いやすく自動記録されること

実際に事業所で記録を取ることを想定すると以下のような条件が必要でした。

  1. 導入・継続利用時に低コストであること
  2. スタッフ、利用者ともに使いやすいこと
  3. 無駄を省き記録としてそのまま使えるものであること

 

導入・継続利用を考えると低コストであることは誰にだって望ましいのは言うままでもありませんし、現場で使えないものであれば意味がありません。

 

また、せっかく減った仕事量がまた増えるのも避けたかったです。

 

想定したのは3つの方法

上で設定した目標を基に僕が想定したのは以下の3つ。

  • タイムカードの打刻機をおいて紙カードで記録を取る
  • 表計算ソフトを用いてスタッフが記録として打ち込む
  • ネット等で便利なサービスを探して導入する

 

他のスタッフにも意見を聞きましたが、大体こんな感じの案がありました。

 

それぞれの方法について調べてみた

3つの方法についていろいろと調べてみました。

 

調べ始める段階では僕の予想では紙カードによる打刻が一番導入しやすいと思っていたのでそこから取り掛かってみました。

 

紙カードによる出退勤記録をすることについて調査

昔から使われているタイムカードについて調べてみましたが、必要なのはタイムカードの打刻機と紙カード。

 

以前の職場でも使っていたのでそれに関しては調べなくてもある程度イメージはつきましたが…。

 

コストは思ったよりも掛かるといった印象で大体1万数千円程度の初期投資が必要でした。

 

一応このくらいは予算の範囲内でしたが、それ以外が気になる。

  • 使い方は比較的簡単だが、謝って打刻したときの修正が手書き
  • 記録としては正確だが記録としてはファイルしにくい

 

この2点が気になりました。

 

他の記録は大体がA4サイズで文書形態が違うことやそれによる一括ファイルがしにくいなどが理由で案としては保留しました。

 

表計算ソフトでの打ち込みによる記録

準備は特に必要ないのでコスト面の問題はありませんでした。

 

表計算はできるので事前に設定すれば計算なども容易です。

 

また記録書類として排出する際もファイリングしやすいです。

 

ただ僕たちの事業所の現状を踏まえると以下が難点。

  • 打ち込み担当者がいないと正確な時間が記載できない
  • そもそも20人弱の人数を一人ひとり打ち込むのが面倒
  • 雛形を準備するのが大変

 

安価で導入しやすく自分たちでカスタムできるのは良い点、一方骨の折れる作業となるため毎日はやりたくない作業です。

 

この時点でこれはボツとなりました。

 

ネットで新たなサービスについて調査

出退勤管理のサービスは最近では増えてきてますね。

 

元々サイボウズなんかのサービスはありましたし。

 

ただ、利用者(特に高齢となってきてPCは使えない人)が使うにはちょっと厳しい。

 

ということでネットで探す際には以下の条件を追加。

  1. 実際に利用者はPCを使わなくても良いこと
  2. 設定しやすいく僕以外の人も設定方法を理解できること

 

この条件でヒットしたのがkinconeのクラウド型勤怠管理サービスでした。

 

ざっと簡単にサービス内容の説明をしておきますが、このサービスの売りは出退勤においてはすべてFelicaカード等をタッチするだけで自動で記録がされるというもの。やっと見つけました、僕の条件に合うサービスです。

 

kinconeというサービスは?

事前に上げた条件を見てみるとこんな条件でした。

  1. 導入・継続利用時に低コストであること
  2. スタッフ、利用者ともに使いやすいこと
  3. 無駄を省き記録としてそのまま使えるものであること

 

これらを満たすものとしてkinconeが最適であると判断しました。

コスト面について

kinconeで必要な動作は2つ。専用のカードを準備してそれをレコーダーにかざして記録すること。

 

つまり必要なのは

  • 個人ごとに振り分けられたFelicaカード
  • カードから情報を読み取るレコーダー
  • クラウド上の記録の確認と編集などを行うためのPC

 

PCは普段使っているもので代用がききますので準備は必要なし。

FelicaカードはSuica等の交通系カードでも十分使えますしスマホでもキャッシュレス機能などが使えれば利用可能でした。

 

また、レコーダーも作業等での外出時には複数台必要ですが、僕たちの事業所では一人一台業務用スマホも持たせているので問題なかったです。

 

レコーダーとして使うには専用アプリを入れ、パソコンからレコーダーとして登録するだけで可能でした。

 

ひと月あたりのコストは1アカウント200円なので特に問題ありませんでした。

 

使いやすさについて

利用者は事前に準備されたカードや自分のスマホ(対象機種)であればいいですし、たとえ無くしても再発行も容易です。

 

ちなみにFelicaはシールも売っているので自分の持ち物に張り付けて使うこともできますし、キーホルダー型のFelicaもあるため利用者の能力に合わせて準備もできます。

 

スタッフもあらかじめ設定さえすればアプリの立ち上げと、カードタッチしてもらうだけなので簡単に扱えます。

 

導入してからの手間について

カードタッチするだけで自動的に時刻が記録されますし、間違っても編集は可能なので修正も容易。

 

月ごとの出退勤記録一覧も表示されますし、一か月の実質労働時間や遅刻・欠席の回数まで全部自動です。

 

印刷をかければA4でそのまま記録として使える無いようで排出されてきます。

 

3つの条件すべての面で優秀だと思った

3つの条件に該当して、サービスとしてとても優秀。

 

kincon導入は以下の面で僕たちの条件を満たしました。

  1. ひと月1アカウント200円で安価
  2. Felicaをタッチするだけで自動記録
  3. レコーダーは事業所スマホ(アプリのダウンロードだけ)
  4. 編集機能もあり誤った記録の修正も可能
  5. 勤務日数や労働時間等も自動計算

 

これ以外にも事前に簡単な設定は必要ですが、遅刻や欠席の読み込みも自動でできます。

 

また、休憩開始や休憩からの復帰もタッチだけで記録されます。

 

この条件で一人当たり200円で使えるのは非常に良いサービスだと思いました。

 

現在僕の事業所では試用期間中ですが、その後は正式導入の予定です。

kinconeの使い方

サービスの本契約前に無料トライアルがあるので試してみるといいと思います。

 

僕の場合も無料トライアルを使って実際に設定をしたり、試しにFelicaカードをタッチして読み込まれるかどうかを確認しました。

 

kinconeの無料トライアル利用は以下の手順で申し込めば大丈夫です。

 

  1. kinconeのサイトに飛ぶ
  2. サイトした部分にある無料トライアルのボタンをクリック
  3. 自分のメールアドレスを登録(仕事用)
  4. メールが届くのでパスワード設定をしてログイン
  5. 社員登録などを簡単に済ませる
  6. 完了

 

ちなみに、社員登録などは最初から詳しく設定しなくても大丈夫なので、必要最低限の打ち込みで利用可能です。後から欠勤や早退、遅刻などの機能を使ってみたければ設定を修正すればいいので。

 

上に記載した手順が終わったら早速カードをタッチしてみましょう。以下の手順で準備です。

  1. スマホでアプリを検索 → ダウンロード
  2. パソコンでログイン画面を開きレコーダー登録(QRコードを読み込むだけでOK)
  3. アプリの右上設定画面を開きカードの登録
  4. 実際にタッチして読み込まれるようになる

 

こんな感じです。実際にやってみると分かることですが、ここまで設定が簡単なのかと感心させられました。ほとんど自動で認識してくれるものばかりなので面倒な設定はありません。

 

しかもカードの登録では自分のカードとしてプライベートのスマホも試しに認識してみたらカードとスマホの両方を認識させることができました。

 

これならどちらかを忘れてきた人がいても代用がきくので非常に便利。また、出勤と退勤をそれぞれ違うカードでタッチしてもちゃんと認識もされていました。

 

一言で言ってすごいとしか言いようのないサービス。低コストでありながらここまですごい機能が使えるというのはやはりIT技術の発達はすごいと思いました。

レコーダーがスマホだから出先でもタッチできる

 

複数のカードを登録できると共に便利なのがレコーダーの複数登録が可能だという部分。

僕たちの事業所もそうですが、施設外就労等で時間の関係上事業所に帰ってこずにそのまま直帰することもあると思います。

 

そんな時でもスタッフがその場でスマホアプリを立ち上げ、利用者がカードをタッチするだけで退勤は可能。

 

事業所のスタッフもいちいち連絡しなくても退勤した時間をログイン画面で確認できるので外部のサービス提供状況も事業所にいながらにして確認することができます。

一方、残る課題もあり

とても便利なサービスなkinconeではありますが、補いきれない部分もあります。出退勤の時間は記録できますが、レコーダーのデバイス識別まではできない様子。

 

これができれば何が良いかというと、送迎担当者の記録を自動で行うことができるということです。

 

送迎担当者のスマホでタッチしてもらうことで自動的にその日の送迎をした人が記録されるのでできたら便利ですよね。

 

今回その事を担当の方にメールで問い合わせてみたのですが、レコーダーのデバイス識別はできないとの返答でした

 

ただ、技術部門の方にも要望として伝えていただけたようなので今後が楽しみです。

まとめ

今回は事業所で記録することが必要な利用者の通所記録を、カードのタッチだけで出退勤管理をしてくれる便利なサービスkincone導入することで解決すると言った内容でお届けしました。

 

最初はタイムカードなんかを想定していたので、こんなサービスを僕たちの事業所でも導入することは想定していませんでした。

 

ただ、実際に使ってみると僕が当初想定した方法よりも各段に使いやすく、施設外就労等の動きにも柔軟に対応できるという魅力的な部分も発見することができました。

 

そもそもkincone自体は一般企業における出退勤管理を想定したサービスのようですが、僕たちのような事業所の利用者記録管理として導入するという別の切り口で見てみると非常に便利した。

 

本来の用途だけでなく、用途を変えれば使い勝手の良いサービスはkinconeだけでなく世の中にはまだまだ存在していることと思います。

 

今後もそう言ったサービスを利用しながら少しずつでも良いので仕事の軽減が図れればと思いますし、そう言った情報を発信していきたいと思います。

それでは、また。

 

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