【無駄を省く】「説明できないことはしない」が一番の業務改善となる

今日は久しぶりに業務改善のお話です。

うちの事業所では普段から色々と業務の改善に取り組んでいます。

業務の改善というと新しいシステムを入れたり、ソフトを入れたりなどといったことが思いつきがちですが、案外そんなことをしなくても業務の改善ができるよという内容です。

なのでお金もかからず、新たになにかの使い方を覚えるなんてことはありません。

今回の記事は以下のような人には役に立つと思います。

  1. 業務改善をしたいけれども予算がないと悩んでいる人
  2. スタッフの数が足りなくて業務が大変だと感じている人
  3. まずは日々の業務を見直したいと考えている人

良ければ参考までに。

「無駄を省く」ことが一番の業務改善である

「当然だろ‼」

そんな声も聞こえてきそうですが、一番の業務改善は「無駄を省く」ことが重要です。

ただ、そうはいってもどのようにして省いていけば良いのかということが見えていない人も。

なにが無駄なのかを認識できないと省きようがないのですよね?

つまり業務改善に向けて「無駄を省く」というのは次のような流れになります。

  1. 日頃の業務を見回してみて無駄を見つける
  2. 無駄な業務を省いて業務の軽量化をはかる

ここまでは当たり前にみんな考えてみればわかるとは思います。

なぜ必要なのかを説明できない場合、それは「無駄」でしかない

では、僕らの業務や支援において無駄とはどんなものがあるでしょう?

この記事を読んでいる「あなた」の事業所や行われている業務を思い出してみましょう。

どんな無駄が隠れているでしょうか?

僕のところであった無駄は日程調整などの事務作業から作業工程や指導などの支援に至るまで色々でした。

その中で共通していたのは「説明できない」という部分だったんですよね。

説明できないということは行う理由が無い

「説明できない」ということはその業務をやる理由が説明できないということです。

つまり、誰かになぜその業務を行わなければいけないか聞かれても説明できないということ。

面倒な仕事を依頼したときに「これってやる必要あります?」なんて聞かれたことはありませんか?

そしてそんな時にあなたはなんと答えるでしょう?

そもそも、自分自身が疑問に思うことはありませんでしたか?

ここまで「?」をつけて書いてきましたが、このように疑問を持って業務について考えることは必要ですよ。

普段している事務作業の必要性をあなたは答えられますか?

普段当たり前のように行っている業務はそもそもどのような過程で行うようになったのでしょう?

長く事業をやっているといつの間にかしなければ行けない業務が増えていることはよくあります。

ただ、その成り立ちを思い返してみたことはあるでしょうか?

そこが大事で「以前は法制度でそれが必要だった」ということであっても、実は制度改正で必要のない業務となっていることもあります。

また、法人や事業所で必要だと始めたことも同じ様に必要なくなっていたり、そもそも元々必要のないことを業務として無駄に増やしていることだってあります。

案外新人さんがこういった無駄な業務に気づくことがあるのですが立場上言えないということもあるのでそのまま埋もれてしまうことも少なくないんですよね。とてももったいない。

支援でも「説明できない」ことはすべきでは無い

同じ様に事務作業以外でも「説明できない」ことはすべきではありません。

説明できないということは理論・法的根拠がないということ。

つまり何か想定外のことが起きたとしても説明できませんよね?

説明できないということは、どんなにコチラが説明したところで納得してもらうことはできません。

特に僕らが一番大切にすべき支援でも「説明できない」ことはすべきではありません。

単なる思いつきだけで支援していて苦情があげられたとしても、利用者に納得してもらうことは決してできないわけです。

そもそも納得無くして支援の効果は上がりませんしね。

「説明できない」支援による苦情への対応は単に徒労に終わる

支援の効果が上がらないということだけではありません。

例えば支援を行っている際には利用者との関わりの中でうまくいかなくなることもあります。

そのような時に上がるのが苦情。

僕たちはそれら苦情に真摯に対応すべきなのは言うまでもありません。

ただ、そもそも行っている支援が「説明できない」ものであればどうでしょう?

どんなに頑張っても正当な理由を「説明できない」わけなので相手からの納得を得ることなんてできません。

最初から説明できるような理由がないから当たり前ですよね。

そして説明できない場合はどうなるか。

どんなに謝罪しても相手は納得しないので、謝罪して済んだとしても「信頼」は損なわれますし、そうでなければ長い時間終わりの見えない対応をしなければなりません。

納得してもらえないことが分かりながら対応をすることほど大変で時間のかかるものはありません。

そんな無駄な時間を過ごすくらいなら最初から理由をきちんと説明できることをして、利用者と建設的な話をすることが何よりも良い支援につながっていきますからね。

業務改善という面からだけでなく、利用者へのサービス提供という面で見ても「説明できない」支援はやめましょう。

「無駄」が見えたら説明できる方法で見直していく

事務作業も支援でもあなたの「説明できない」ものは見えてきましたか?

それらは直接的・間接的に「無駄」となってい(き)ます。

冒頭で書いたようにこのように見えてきた「無駄」を省くのが次のステップでしたね。

ということで、さっさと省きましょう。

省く時に何が必要か。

これは「説明できない」から「説明できる」へと変化させることが必要なんですよね。

要は何かしら理由を説明できるように理論や法的根拠を見直して本当に必要な形へと変えていくということです。

そしてこの時どんなに考えても「説明できない」ということはさっさと辞めるべきです。

理由もなく自分の仕事を増やしたいだなんて大抵の人は思わないでしょうから。

日頃から「説明できるか」を考えるようにするのが一番の業務改善となる

以上、今回の記事は終わりです。

業務改善となると多くの人は「新しいシステムを入れて…」などと色々試行錯誤をして、日々取り組んでいると思います。

ただ、そうして改善しようとしている業務自体が本当に必要なのかどうかを仕分けすることが根本的に必要です。

また、日頃から何に関しても「説明できるか」といった視点を持って取り組むことは大切です。

無駄な業務が増えていくのは日頃からこの視点が抜けがちだからこそ起きています。

今ある業務を改善すること、そして同時に無駄な業務を増やさないこと。

この両立が事業所の負担を減らして行く上では必要なことですね

当ブログでは小さな就労支援事業所で財政的にも人材的にもまだまだ足りない状況でありながらもどの様に事業を運営していけばうまく回していけるかという内容の記事を他にも書いています。

是非参考にしてみてくださいね。

それでは、また。