こんにちは、リュウです。
さて、今日は連携についてのお話です。
皆さんは現場で連携していますか？そしてそれは上手く機能していますか。
今回はこんなお悩みから。
・連携しているけれどもなんかしっくりこない
・もっと円滑に連携できたら良いのに…
・実際にどんな取り組みをしているのか知りたい
僕も連携する上で色々と試行錯誤を繰り返してきました。
今回はその中でも実際に連携する上で大事なこと、そして実際にやってみて連携の度合いが向上したことを書いていきたいと思います。
ちなみに今回の内容は実際に僕の事業所で今もやっていることなので、再現性は高いと思います。
もし上に書いたようなお悩みがあれば、一度試してみてください。
それでは以下から解説です。
連携したいなら電話を極力減らそう
まず大事なのは極力電話による連絡を減らすことです。
そして、電話を減らすためには他の連携方法のうち１対大勢でコミュニケーションを図れる方法にシフトしていくことが必要です。
電話による連絡の特性
連携をしていくのに電話をしないの？
そんな声が聞かれそうですが電話の回数を減らすのはとても大切なことなんです。
ここで注意が必要なのは、あくまでも時には電話も必要であるということ。
決して電話全否定というわけではないことは理解しておいてください。
電話の回数を減らす
電話はこれまで連携においてとても大切な役割を果たしてくれていました。
・離れたところにいる支援チームのメンバーと話すことができる
・文章を書く必要が無いので手軽
・文字では伝わりにくい細かいニュアンスなども伝えることができる
このような良い部分を持った連絡方法ではあります。
ただ、一方で最近は新たな連絡方法も生み出されるようになってきました。
電話の代わりとなってきた連絡方法
メールやLINEのようなサービスは有名ですし、チャットツールなどは福祉業界以外の会社では用いられることも多くなってきました。
プライベートでは使うことも多くなっていますよね？
これらの連絡方法には以下のような特徴があります。
・相手に左右されずに要件をリリースできる
・記録として残る
・１対１のコミュニケーションを省ける
こんなカンジです。連携にはこれらの特徴は大いに役立ちます。
連携における無駄
連携はとても大切なことではありますが、連携のための連絡調整には無駄があります。
それは離れたところにいる人達が連携するからなのですが…。
例えばサービス担当者会議の日程調整のときなどは特に無駄が多くなります。
関係機関ごとに連絡して日程を確認、決まった日程を再度各事業所に１件ずつ連絡。
プライベートならグループLINEで終わりですよね？
相手も自分も時間を費やす
電話で連絡を取り合う時は自分も相手も電話口にいる必要があります。
つまり離れた機関、違う仕事をしている人どうし時間を合わせて連絡を取り合うのです。
これって日程調整をした上で会議をするよりも難しいことをしていますよね？
しかも相手と連絡がつかなくて一向に要件が終わらないなんてイライラしませんか？
正直なところ僕はイライラします。
電話を逆に使うべきところ
こんな話ばかりしていると「電話＝悪」みたいな極端な捉えたをされてもダメだなと思うので…。
電話を使うべき場面はここまで書いてきた要素があったとしても電話をしたほうが良いときです。
例えば緊急ですぐに連絡が必要な時や、ケースについて「細かいことが伝わらないな〜」と自分で感じたときです。
極端に言えばそれ以外は電話でなくてもいいですよね？
「電話をしていい場面10選〜」なんてのは書きませんが、厳密に規定してしまうとそれが理由に連携が進まなくなることもあるからです。
つまり「電話でなくていいか〜」というグレーな基準は支援チームに参加しているメンバーで形づくればいいということ。
お互いに「それ、電話でなくてよくね？笑」程度に言い合えるのも大事です。
取り組みやすい方法から試用
ここまで電話は極力しないようにしようというお話はしてきましたが、ではどうしたら良いか。
それについてここからは書いていきます。
とりあえず初めは手頃なものから。
というのも各機関で合わせてなにか新しいシステムを入れるだなんて非現実的ですよね。
なので低コストで色々なデバイスでログインできるサービスが良いです。
そんなサービスをいくつかご紹介です。
Gmail
GmailはGoogleのアカウントを持っている人であれば誰でも使えますよね。
電話では出来ない一斉通達なんかもグループメールを設定すれば出来ますし、必要な書類関係も添付してしまえばある程度対応可能なことってありますしね。
受信ボックスを設定するなどすれば支援チームごとのメール送受信も簡単になるので良いかと。
Googleカレンダー
こちらもGmailと同様にGoogleのサービスですね。
サービス担当者会議なんかはこれで調整すれば良いのではないかと思ってみたり。
まあ、そこまで長期的に関わる機関でなければそんな必要は有りませんが、僕の場合は就労支援における作業を他事業所と共同受注しているためシフトを組んだりする時に使っています。
カレンダー同期は簡単なのでいちいち各事業所に担当日を連絡するなんていりません。
「自分で確認しておいてね」だけです。
SMSサービス
プライベートでは使わなくなりましたが、ガラケー世代では馴染みも深いかも知れませんね。笑
こちらは事業所で携帯・スマホをもたせてくれている場合は電話番号でメッセージのやり取りができるので便利ですよね。
ちょっとした連絡ならこれでOKです。
いちいちメールアドレスを打ち込んで…というのが面倒ならこれでも十分使えます。
ちなみに僕の場合は利用者のモニタリング日程はこれを使って決めています。
LINE
これに関しては使える事業所とそうではない事業所があるとは思うのでなかなか簡単ではありませんが。
メール自体は悪いサービスでは無いのですが、内容を1つひとつ確認する必要が面倒です。
また今までのやり取りを遡るのも一苦労。
なのでできればLINEみたいに開けばそこまでの流れがわかるほうが早いですし、忘れたりあとから合流した人も中身が掴みやすいのでいいですよね。
LINEは無理でも各種チャットツールは同じカンジで使えるので本当は全てこれにしてしまいたいなと。
セキュリティの部分は忘れずに‼
ここまで書いてくると絶対に出てくるのは個人情報保護の課題。これは僕ら医療・福祉分野だけでなく幅広い仕事分野で言われることですよね。
なので関係機関とのやり取りでもセキュリティについてはちゃんと準備しておきたいものです。
ただ、考えれば手紙とか電話でも色々と個人情報は漏れる危険性ってあります。手紙であれば他者が開けてしまえばその時点でアウトだし、電話だと話しているのを聞かれるだけでアウト。
つまりセキュリティを理由として連絡方法の変更や情報共有をしないのであれば手紙も電話も同じく危険性はあるのになんで？という。
本人と直接会ってなにかする以外、もしくは直接会ってのやり取りの時でさえも個人情報の取扱については気をつけるべきものであるということ。個人情報のことを言うのであればセキュリティはちゃんと強化しましょうというのは当たり前です。
また、仕事でのやり取りであればイニシャルでのやり取りなども古典的な方法ではありますが効果はあります。
さらに連携をすすめるために
今回は連携、特に方法について書いてきました。
記事自体が長くなったのでここで再度確認です。
連携を進めたいと思うのであれば電話は極力減らすこと。
そして方法としては電話以外の方法を用いることで改善できる部分もあり、それについては低コスト、多デバイスからのアクセスのしやすさが条件として必要。
具体的にはGoogleのGmailやカレンダーによる同期、SMSサービス、可能であればLINEやチャットツールの利用であると書いてきました。
これらはあくまでも必要のない部分に時間を費やさず、電話でなければ出来ない連携に時間を費やしたり、実際の利用者支援に時間や労力を費やす方向へと転換していくためのものです。
もしこれらの方法から更に発展させることができるのであればサイボウズのkintone等のサービス活用も検討しても良いかも知れません。
僕の事業所でもkintoneは導入していますが、実際そこまでは行き着いていません。
今後はその部分を僕らの事業所でも発展させることができれば、本当に必要な部分に必要なだけ時間も労力も費やせるようになるでしょうから。
その際にはまた記事にでもしていきたいと思います。
それでは、また。