【福祉事業所事務・作業】PC購入の選び方を紹介。大事なのは実用性

こんにちは、リュウです。

みなさんの事業所ではどんなPCを使っていますか?仕事で使うのに差し支えないレベルでしょうか?

それとも問題があるので買い替えを考えているなんて状況の人もいますか?

今日はそんな人にも役立つ内容にしていこうかと思います。

うちのPC遅くて仕事にならないんだけど高いよね?というかどんなPCを選べば良いのかわからなくて困っているから教えてほしい。設定もできないのでそういったことも色々と質問したいのだけれども…。

僕らの事業所ではPCの導入台数は地域では多いほうだと思いますし、結構頻繁に入れ替えたりもします。

そのため、福祉事業所にも関わらずこんな質問も来るんですよね。

福祉業界って案外この部分(IT関連、特に基礎的な部分)が抜けているので、需要があるもんなんですよね。

ということで、今回はそんな事業所でのお悩みについて参考になるような記事を書いていきますよ。

ちなみに、今回のはあくまでも福祉事業所の業務内容や作業内容などをベースとして考えたものなので一般企業との差は色々。

あくまでも福祉事業者さん向けのPC導入に関するおすすめ記事となっています。あしからず。

PCを選ぶ時の最重要ポイントは「実用性」

タイトルでも書きましたが、PC導入の際にいちばん大事なのは「実用性」です。

いいですか?もう一度言いますよ?

「実用性」です‼

それ以外の何物でもない。

「実用性」だけ考えれば良いのです。

実用性なんて当たりまえ

「実用性」はあって当たり前のもの。

そんな話はよくされます。これまでも何度も業務内での対応でも言われました。

ただ、その実用性がよくわかっていない人が多いんですよね。

これホント。全然わかっていない。

わかっていないからロクでも無いPCを買ってしまうんです。

わかっていても実践できないのではわかっていないのと同じですからね。

実用性=使う用途に合っていることが基本

さて、それではなぜ実用性からかけ離れたPCを買ってしまうのか。

それは「何に使うのか」という部分を明確に決めていないからなんですよね。

何に使うのかもわからないのに、どうして「実用性」があるかどうかを判断できるでしょう?

PCについての相談の時に「何に使うの?」と話した場合には、大抵の人がそこでつまります。

そもそもPCで何が出来るのかということを理解しておらず、普段自分がやっていることしか頭にないので他のスタッフがやることを把握していないということもあります。

結果買ってみたのは良いけれども、全然役に立たないなんてこともあるわけですね。

実用性とは使う用途にあっているかどうかということなので「何につかうのか」という部分がはっきりしていないと選びようが無いですよね。

使用者と用途を決める

なので、PCを購入する際には使用する用途を決めておく必要がありますよね。

また、事業所によっては複数のスタッフで共有する場合もあるため私用者もきちんと設定しておきましょう。

「使う時になったら決めれば良いや」は絶対に駄目‼

そもそもPCの共有はあまりオススメしません。

1人ひとり使用用途は違うと思いますし、使い方も様々。設定が変わると案外使いにくいものでそんなPCだと仕事の効率も落ちます。

共有だと他の人が使っていると仕事ができなくなるし、そのPCが壊れたりしたら2名分の仕事が途切れます。

何よりセキュリティ面でも色々と問題が出てきます。

なのでできれば1名、もしくは共有するのであれば2名までにして使用者を明確に設定しましょう。

共有の場合は必要なスペックが上がることがある

共有をオススメしないのにはもう1つ理由があります。

共有すると色々なデータやシステムなどが1つのPCに入れられることとなります。

PCに弱い人でもわかることと思いますが、大量のデータやシステムが入れられるとPCの動きは悪くなります。

最悪の場合は機能しないなんてことも。

そうすると必要となる「実用性」のあるPCは当然少しスペックが高いものを選ぶ必要も出てきます。

ひどいときは、もう1台安いPCを買ったほうが「オトク」だということもあります。

ということで、PCを使う人数は何人かということを把握するのは大事なんですよね。

一度確認しておこう

ここまで話がいくつか出てきたので、一度確認です。

PCの購入に当たり必要なのは「実用性」であり、そのためには「使用者」と「使用用途」について確認しましょう。

そして、使用者は可能であれば1名にしぼりできない場合でも2名までに絞る。

ここまで絞り込めたら、それらを更に絞り込んでいきましょう。

使用用途を確認

事業所での使用用途は様々ですよね。

例えば障害福祉サービス費の請求事務で必要であろうし、記録の作成にも必要。

また、研修を行う際にリモート環境が必要なこともありますよね。

他にも想定できることは様々。利用者が作業の際に使うことも考えられますしね。

これらの使用用途をより明確にしておく必要があります。

用途から必要なスペックを割り出す

さて、ここまで来たらスペックを決めていきましょう。

ここで決めるべきは3つのポイントです。

それらは以下の4つです。

OS

CPU

メモリ

ストレージ

こんなカンジで書くとよくわからない人はひと目で嫌になるでしょうが、かんたんに考えればいいだけです。

かんたんに書いていきますよ。

 

OS

OSはPCの動作を統括してくれるシステムのことです。コレに関しては一択で構いません。聞いたことがあると思います。Windows一択です。他はいりません。というのも、他のOSも色々とありますがそれらは使用している事業所は少ないので書面のやり取りをする場合にうまくいかないこともあるからです。Windowsだけを対象とすればOKです。

 

CPU

CPUとはPCの頭脳とも言われ、いろいろな処理をしてくれるものです。人間でも処理能力の早い人と遅い人がいますが、PCも同じです。当然処理が早いほうが良いに決まっていますが、処理能力が高い場合は金額も上がります。これについては色々な意見もありますが、初心者の場合はインテルという会社のCoreシリーズを購入すると良いです。他にもインテルという会社では色々な種類のCPUを出していますが、事業所の業務上で必要なものはCore i5(コア アイファイブと呼ぶ)くらいがちょうど良いかと思います。請求の際に使うシステムも大半はコレで大丈夫なこと、事務作業に問題がないこと、かんたんなものであれば画像加工も行うことが出来ることからこの選択が一番いいいかと。Core i3は業務の種類やシステムの種類によってはすこし能力上足りないことがあります。また、Core i7となると5よりも能力は高いですが金額も高く、そもそもそこまでの能力が高くなくとも十分足りますからね。

 

メモリ

PCのなかで処理をする際のスペースの広さを意味していると言えばいいでしょうか。広いスペースで作業をすれば人間も効率よく作業できるのと同じで、PCもまた処理スペースが広いほど良いです。ただ、事業所での業務ではそこまで広くなくても大丈夫。最低で4、または8くらいで十分。また画像処理をするのであれば8以上、16くらいあればいいでしょうね。32程度必要な処理は高度なものとなるため、そういった業務をするような事業所の場合はこの記事は読んでいないでしょう。迷うときは8をオススメしますね。ちなみにうちの事業所も大半は8です。

※CPUの4とか8とかは厳密には4GB、8GBという意味です。最小限の確認のためわかりやすく数字だけで記載しておきました。

 

ストレージ

PCで行った作業の一次保存や完成した資料のデータを保存しておく部分がストレージです。コレについてはどんな使い方をするかが特に影響します。例えばPCの基本利用ができるレベルであれば外部保存も出来るでしょうから256GBくらいでいいでしょう。そういったことができない場合には512GB以上の容量があればいいかと思います。そもそも文書しか作らない場合にはそこまで大きな容量は必要ないでしょうが、請求システムを入れたりずっと保存しておくことを想定しておけばその程度が妥当かと思います。実際に家の事業所もそれで十分間に合っています。ただ、画像などの保存などではもう少し大きく1TB(イチテラと呼ぶ)くらいはあった方が良いかと。

 

上記はあくまでも参考ではあります。

が、実際に僕が行っている事業所での業務や利用者の作業などで体験したものなので正確性はあるかと。

また、PCに詳しくない場合はある程度スペックとしては余裕があったほうが良いです。

なぜならメンテナンスすることも大変でしょうからメンテナンスなしでも余裕があるスペックにしておく必要があるからです。

これもまた僕の経験です。

どこで買う?

ここまでどんなPCを買うかということについては書いてきました。

では、これらをどこで購入するか。

コレについても書いておきましょうか。

可能であればネット購入

PCの購入に関する記事を読んでいることからも、こういったITなどの分野には苦手意識があるかもしれません。

そういった方にとっては実店舗での購入をしたいところ。

ところが実店舗で購入するとどうしても高くなりがちです。

なぜなら、実店舗で購入できるものはいらないものも色々と入っているからです。

いらないものをPCに入れて販売している分高くなりやすいんですよね。

では、どこで購入するか。ネットですね。

ネット購入が一番のお買い得。

なので可能であればネットでの購入をオススメします。できない場合は誰かに依頼して購入してもらうことも出来るでしょうからね。

実店舗なら大手電化製品店よりもPC専門店へ

実店舗でどうしても購入したい‼

そんな方にはPCの専門店での購入がおすすめです。

これも僕の経験ですが、大手の電化製品店の場合はどうしても必要のないものが入っているPCをオススメされる傾向があります。

それに対してPC専門店であれば案外そこはいい意味ドライなことが多く、「それは必要ないですよ〜」なんて教えてくれます。

彼らはPCのプロとして働いているので案外そこはシビアに判定して教えてくれるものです。

専門家が変な提案したら信頼に関わりますからね。

なのでどうしても実店舗というのならPC専門店に足を運んでみましょう。

購入するのは新品一択ではない

最近だとショッピングにも色々な選択があります。

オススメなのは無理して新品を購入しないことです。

例えばアウトレットなんて新古品などの購入が出来る場合もありますし、質のいい中古品を購入できることもあります。

ちなみにうちの事業所はほとんど中古品です。

僕のPCのみ自腹のMacBook Airです。それ以外は全て事業所で買った中古品。

「中古品なんて大丈夫?」という考えの人もいますが、そもそもPCを使いこなせない人なら最初は中古で十分。

使いこなすようになったら新しいものを買えばいい話ですからね。

ここでも1度確認しておく

ということでこの記事はとても長いのです。

なのでここらでまた一度確認しておきましょうね。

まずはPCのスペックについてかんたんに。

  1. OSはWindows一択で良い
  2. CPUはCore i5で汎用性が高いので通常はコレ一択 → やりたいことが多いもしくは画像使うならCore i7でも良いかも
  3. メモリは8GB程度 → やりたいことが多いもしくは画像を編集したいとかなら16GBでも良いかも
  4. ストレージは256GB → 長期利用もしくはPC苦手なら512GB → 画像使うなら1TBでも良いかも

また購入する時のポイント。

  1. 基本ネット購入がオトク
  2. 実店舗なら大型家電量販店よりもPC専門ショップ
  3. アウトレットや中古品の購入も良いかも

こんなカンジですかね。

実際に購入するならコレがオススメ

色々と書いてきましたが、「じゃあ、実際どれがいいの?」と言う人のためにオススメをご紹介。

ちなみに今回ご紹介するのは僕が実際に購入したり、実際に手にして確認したものです。

2つ紹介しますが、いずれもうちの事業所で使ってみたものでどちらも中古アウトレット商品です。

最初に買ったのはコレ

パソコン専門店PC-M

まずはじめは僕が一番最初に使っていたものと同じ構成のPCですね。

ショップはヤフーショッピングにある中古PCを取り扱っているところです。

僕が購入したのは2018年とかなので、既にそちらは販売終了。

なので同じショップで同じ構成のものをご紹介しておきます。

構成はWindows10とインテルのCore i5 、メモリは8GBでストレージは256GBですね。

僕の購入したのと全く同じ構成。

入っているソフト関係は必要最低限ですが、ちゃんとワードやエクセルなんかも入っていました。

これだけあれば事業所での一般的なお仕事は問題なく進みます。

また購入時に構成は少しばかり変更もできるので、そちらも確認してみればいいかと。

最初は「本当に大丈夫かな?」なんて思いましたが、多少の使用感はあるけれども使う上で問題無し。

ちなみにセール時など金額は多少変わりますが、たいてい30,000円弱程度の金額で購入できましたね。

ストレージに心配のある人はもう1クラス上の512GBにプラス5,000円程度で乗せ換えてもらえます。

※上のリンクから商品ページに飛べるようにしておきました。

デスクトップPCならこれ

リフレッシュPC専門店OA-PLAZA

同じくヤフーショッピングにある中古PCショップからの選択でデスクトップPCです。

こちらは事業所のメインシステムを入れるために購入したものですね。

構成はWindows10とインテルのCore i5 、メモリは8GBでストレージは2つ付けですね。

SSDが512GBでHDDは500GBなので、合わせて1TBちょっとある感じです。

これも問題なく動作しております。

金額は20,000円程度。驚きですよね。

もちろんワードやエクセルもついております。

しかしながら、注意が必要。コレにはディスプレイなんかはついていません。

そのため、それらは追加としてつけることになります。

ただ、ここも特段こだわりがなければ10,000円程度でキーボードとマウス、ディスプレイも付けられます。

使うとなれば先に紹介したノートPCと同様に30,000円程度をみておけばいいかと。

中古アウトレット店のいいところ

2つの商品とショップを紹介しました。

いずれも中古アウトレット品が手に入るショップですがこれらのショップ利用はメリットもあります。

例えばただ安いだけじゃなく、先に書いたように一般のお店で買う時の様にいらないものが入っていないんですよね。

やすいということは色々といらないものを省いているからでもあるわけです。

なのでソフト同士が干渉し合うことも少ないため、そんなにかんたんにPCがノロノロすることもありません。

また、逆に必要最低限のソフトであるワード・エクセルなんかは正規品を入れてくれたりもします。

届いたらそのまま使い始めることも可能です。

うちの事業所でもWi-Fiつなぐぐらいで終了でしたから。

あくまでも好き好きでどうしても中古は嫌だというひともいますが、僕は選択肢の一つとして持っておいてもいいかなと。

事業所のPCは常に快適にしておこう

ということで今回も長くなってきたのでここで終了しておきましょう。

会社の方針にもよりますが、僕自身はPCは常に快適に使えるようにしておいたほうが良いと考えています。

先日の記事にも書いたようにセキュリティ対策をするなどと行った時も影響してきますからね。

また、何よりもPCの状況で仕事のはかどり具合も変わりますし、時間や可能性も潰しているときだってあります。

高い買い物と思われるPCの購入。

ただ、ここをケチると将来的には大きな差が出てくることは案外想定できていない人も多くいます。

今一度確認してみて、必要があれば事業所の環境整備やスタッフの働きやすさの改善策として取り組んでみることをオススメします。

このブログではこれからもこういった福祉事業所におけるPC導入の記事などを書いていくようにしたいと思いますので、参考にしてもらえると幸いです。

それでは、また。