現役管理者の教える障害福祉サービスにおける常勤換算の方法

こんにちは、リュウです。

 

新型コロナウィルスの影響で大変な時期ですが、みなさんの事業所の運営はどんな感じでしょうか。

 

全国の介護施設などではスタッフが出勤停止になるところもあり今年は本当に大変な年ですね。

 

僕らの地域では幸い比較的コロナウィルスの影響は小さく、事業所も普段通りの開所ができていますが油断はできません。

 

さて、今回はこんな時期なのでスタッフの配置についての内容を取り上げたいと思います。

 

サービス提供していると人の流れというのはどうしてもあるものですよね。

 

例えば、今回のような新型コロナウィルスの流行だけでなく毎年のように流行しているインフルエンザやノロウィルスでの予期せぬスタッフの出勤停止やお子さんたちが休んだことによって出勤できなくなってしまうこと。

 

退職する人が出たり重病や入院治療を要する怪我によって早期復帰の難しいスタッフが出たりなど理由は様々ですが、事業運営していると利用者だけでなくスタッフの出勤状況などにも気を配る必要があります。

 

ということで今日の記事のテーマです。

 

障害福祉サービス事業所における常勤換算の方法について

 

事業所の認可や加算をとるときなどに必要な常勤換算法ですが、1人で計算できますか?

 

ちなみに常勤換算について知っているけれども、実際どうやって計算していくんだっけ?という人は以下の記事を参考にしてください。

 

関連記事

こんにちは、リュウです。   さて、前回は常勤換算法についての記事でしたが読んでいただけましたか?   「まだだよ」という方は、こちらの記事からどうぞ。   [sitecar[…]

 

管理者やサービス管理責任者の方は比較的聞いたことのある用語かと思いますが、支援スタッフの中には知らないという方も案外多いです。

 

他の事業所でも何件かこの常勤換算法について話したことがあるのですが、「常勤換算・・・?」というスタッフがいて極端な事業所だと管理者意外誰も知らないというところもありました

 

すぐに必要だったり、知らないと今すぐ支援ができなくなるということに直結するものではないですが、自分たちの事業所がどのように回っているのかを知ることはとても大事なことです。

 

今はうまく回っている事業でも、回してくれる人がいなければ事業は運営できなくなってしまいますよね。

 

サービス事業所の中にはスタッフの高齢化が進んでいて今後どうしていこうかと悩む事業所も少なくありません。

 

なので少しずつでいいので必要なことは必要なこととして学んでいきましょう。

 

自分が学ばないと誰も助けてくれません、助けてくれる人がいない場合は事業は回らなくなりますしそのままだと当然会社は潰れます。

 

そうすると利用者や家族、自分だって困ります、家族を持つ人だと自分の家族も途方にくれるかもしれませんよ?

 

これは脅しではなくて、実際にそういった事業所をみてきたので言っていること。

 

ということで、ここからが本題です。常勤換算法、簡単なので学んでいきましょう。

 

常勤換算法って何?

 

僕ら障害福祉サービスを運営する人たちは事業所にスタッフが何人配置できているかを意識して運営しています。

 

これには理由があって

 

①利用者への支援に必要だから

②認可上必要な体制(スタッフの配置数)が決まっているから

 

という2つの理由があるんです。

 

このうち②の決められた体制をきちんと満たしているかどうかを判断するときに使われるのが常勤換算法という考え方なんです。

 

ちなみに常勤換算法上問題があった場合にはできるだけ早く人員を増やすなどして対応しなければ行けません。

 

また、欠員している職種によっては大幅に障害福祉サービス費による収益が減ることも考えられるため、十分に注意が必要です。

 

なぜ、必要な体制が決められているのか

 

なぜ必要な体制が決められているかというと、予想はつくでしょうがサービスの提供にはそのくらいの人員は必要だということです。

 

僕らの仕事は俗に言う対人援助職と呼ばれる仕事で、サービスの提供にはもちろん人が必要です。

 

最低基準を設定することで種別ごとのサービスを一定の水準で提供することができるという意味合いもあるのだと思います。

 

こうした基準が決められておらず利益重視の考えが働くとサービスの崩壊にもつながりかねないですからね。

 

ちなみに必要な体制については障害福祉サービスの種別名と人員配置基準というキーワードで検索をかけると見つかります。

 

常勤換算法を学ぶ上で大事なポイント

 

常勤換算方は少し特殊な考え方かなと僕自身は考えています。

 

普段の生活の中で人員配置とか配置基準なんて言われると、「〇〇という職種が何人必要だ」などと考えがちです。

 

実際、僕に常勤換算や配置基準について初心者の人が聞いてくる時はそんな質問がされます。

 

なので、今回は常勤換算法を学ぶ上で大事なポイントを上げておきます。

 

①時間ベースで考える

②「常勤」というのは事業所ごとに定義される

 

これだけ見るとなんのことだかわからないと思いますが、これらが常勤換算法ではとても大事です。

 

以下からそれぞれについて解説していきます。

 

配置基準は時間ベースで考えるのが基本

 

前述したように配置基準なんて聞くと「〇〇の職種が何人配置して…。」なんて考えてしまいます。

 

これって当たり前の考えですよね。配置されるのは人なので、人数で考えるのはその通りなのですが。

 

ただ、当の基準は時間ベースで考えるものになっています。

 

これはあくまでも「配置」がメインの換算法なので時間数が基準として設定されています。

 

何人配置していてもその職種が早く帰ってしまっては必要なときに役割を果たせないと言った状況になりかねませんからね。

 

そのため常勤換算法の場合、事業所で定められたスタッフが働くべき時間を基準に考えているのです。

 

時間基準は実情をベースとした考え方でもある

 

配置を時間基準で考えると言うのは、事業所をベースとした考え方でもあると言えます。

 

例えばサービス管理責任者が休んだ際、その日は当然事業所にサービス管理責任者は不在の状況です。

 

人数だけで考えるとその穴埋めはできませんが、予め週の勤務を余裕を持ったものとしていた場合は時間数は達成されますし、そうでもしないとサービス管理責任者になったとたん休めないと言った状況にもなりかねません。

 

現在のような配置基準がシステムとして全てがうまくいっているとは言いませんが、この部分に関しては現実的な基準と言えます。

 

常勤の基準は事業所によって異なる

 

もう一つのポイントとして重要なのが、一概に何時間と設定されていない基準であるということです。

 

常勤換算法と言うだけあって「常勤」についての定義がどう言ったものなのかは把握しておくべき1つの重要なところです。

 

ただ、これについてはネットで調べても漠然としたものが記載されているだけで、実際の数値なんかは出てこないんです。

 

(例などは出てきますが、どの記事も明確な数字は控えています)

 

具体的に数字で出てくれば計算もしやすいのですが、それがないのでわかりにくいと言った人もいます。

 

具体的な数字が出てこないのは、常勤というのは会社等で定められた就業規則などに由来する時間がベースとなるからなんですよね。

 

常勤の定義はどうすればいいのか

 

みなさんの会社や事業所では正社員、正規職員、常勤職員などと呼ばれるスタッフがいると思います。

 

その人たちの働いている時間が常勤職員の時間数として使われます。

 

なので、「うちは8時間勤務だよ」っていう会社は8時間が常勤換算法で使われる基準値となりますし、7.5時間という場合はその数字になります。

 

この時間自体はその会社によって違うので基準としても一律に定められないところでして、それが故にネットでも出てこないということなんです。

 

知っている人は知っていることなんですが、これまで常勤換算法なんて聞いたことのない人にとってはここが意外なハードルになります。

 

逆にここさえ押さえていれば、自分の会社の就業規則を確認してすぐに計算できてしまうので全然なんてことのない問題になります。

 

実際に計算する場合

 

さてここまでのポイントを押さえていればあとは計算だけです。

 

計算といってもカンタンな足し算と割り算です。

 

とはいっても、どうやって準備していくかがわかっていた方がいいのでここでもポイントを書いておきます。

 

1、就業規則上の常勤として必要な時間を確認 → 週、月あたりの時間数確認

2、配置基準にある職種毎の時間数を整理 → 職種ごとの時間数確認

3、自分の事業所の配置状況を数値で出して比較

 

大まかな流れはこんな感じになります。ということでここからは計算編です。

 

1、就業規則上の常勤として必要な時間を確認

 

就業規則を開いて常勤として働く場合の時間数を確認しましょう。

 

たいていは規則書面内に「〇〇:〇〇〜〇〇:〇〇」というように書かれているものでわかりやすくなっているとは思いますが、わからない場合は事業所のわかる人に確認してもいいです。

 

すべて1人で調べるのは大変ですしね。

 

確認したら常勤時間数を計算です。

 

・常勤時間数 1日に常勤が働く時間数 × 日数

 例)常勤勤務 8時間の場合ひと月あたり  8時間 × 20日間 = 160時間

 ※ここで20日間としているのは行政への届出の際に使う「従業者の勤務の体制及び勤務体系一覧表」を作る際に7日間4週で記載する欄があることをベースに計算しています

 

2、配置基準にある職種毎の時間数を整理

 

次は配置基準を確認です。

 

配置基準はネットで検索をかければ出てくるので大丈夫かとは思いますが、とりあえず下に就労継続支援B型事業所の最低限の配置基準は載せておきます。

 

・管理者:1名

・サービス管理責任者:1名

・生活支援員または職業指導員:1名以上

 

ただ、これに関してはあくまでも最低基準なので必要な配置は利用者の人数によって変わります。

 

必要人数の計算の仕方についてはまた違う記事で解説しますのでここでは省略します。

 

配置基準を確認したら、基準に書かれた職種毎に時間数を足していきます。

 

確認するとどんな数字になりますかね?ちなみに基準は1名と記載されていますが、実際は1名分の時間数ということなので、常勤換算法でつかう数字が1名分の時間数になりますね。

 

一応書き換えておきましょうか。

 

・管理者:1名 →  例)8時間

・サービス管理責任者:1名 →  例)8時間

・生活支援員または職業指導員:1名以上 →  例)8時間以上

※ 常勤の労働時間 8時間の場合

 

常勤換算法の場合、人数ではなく時間数で考えることが必要なのは説明したと思います。

 

ポイントが押さえられていればここでもつまずくことなく変換できるようになります、ここができないと次のステップで苦労しますからね。

 

3、自分の事業所の配置状況を数値で出して比較

 

ということで最後の計算をしていきましょうか。

 

常勤換算法は常勤の人数ではなく、常勤職員が働くべき時間数を軸として見ることとなっているというのはここまでも書いてきました。

 

まずはここまでの例で上げてきた数値をまとめてみると、常勤8時間の場合は以下の通り。

 

 

【常勤勤務の時間について】

・常勤勤務 8時間の場合ひと月あたり  8時間 × 20日間 = 160時間

 

【配置基準上の必要とされる時間数】

・管理者:1名 →  例)8時間

・サービス管理責任者:1名 →  例)8時間

・生活支援員または職業指導員:1名以上 →  例)8時間以上

 

 

これが常勤8時間勤務の事業所で必要とされる基準になります。

 

上記基準をベースとして自分たちの事業所はどの程度の時間数になっているかを考えていきます。

 

自分たちの基準となる数値を出したらあとは現場の数値を出して計算するだけ

 

長かったですね、お疲れ様でした。

 

ここまでが自分たちの事業所の基準となる数値計算の全工程になります。

 

ここから先は自分たちの事業所に実際配置されている職種の時間数などを計算して配置基準を満たしているかどうかを確認していくだけになります。

 

計算方法はここまでで書いたように計算していくだけ。つまりはこれから先は以下のように進みます。

 

・配置されている職員の職種を確認する

・1人ひとりの時間を整理し職種毎に足していく

・出た時間数を常勤勤務時間で割り算 → 職種ごとに何名配置しているかの目やすが出る

・基準数値と見比べで満たしているかどうかを確認

・満たしていないようであれば改善

 

これで終了です。

 

ここまでが今回の記事にしたいと思います。(だいぶ長くなってきたので…)

 

ただ、こうして書いてみても実際に常勤換算法の計算が果たして合っているのかどうかと不安な人もいると思います。

 

そんな人のために別記事で実際に計算してみました。

 

不安だという方は記事のはじめに紹介しましたが、こちらの記事を参考にしてみてください。

 

関連記事

こんにちは、リュウです。   さて、前回は常勤換算法についての記事でしたが読んでいただけましたか?   「まだだよ」という方は、こちらの記事からどうぞ。   [sitecar[…]

 

それでは、また。

 

 

 

 

 

 

最新情報をチェックしよう!