福祉の業務改善シリーズ③Googleのサービスを使った仕事の管理

コストをかけずに業務の改善を行いたいと考えている人向けです。

日々僕たちは朝出社してから退勤時間になるまでの間に毎日繰り返し同じ作業を行なっている時間帯があると思います。

本記事ではGoogleが提供する無料で利用できるサービスを使ってそんな毎回繰り返し行われる作業を可能な限り簡易化する方法を解説します。

僕たちの事業所ではGoogleのサービスを使用してその場で出来る限り終結させてしまうようにしており、実際費やす時間を減らすことができ複数の仕事を行うことができるようになりました。

これまでの経験に基づいて業務改善していくノウハウを解説していきます。

Googleの使うべきサービスは何か?

最初に言ってしまうと簡単に使えるものを優先して導入するべきです。

具体的にあげると以下の4つです。

  • Googleカレンダー
  • Gmail
  • Googleドライブ
  • YouTube

うちの事業所はこれらのサービスを導入しています。

Googleカレンダーを使ったスケジュール共有

スケジュールの管理は毎日のように必要な作業です。

自分自身のスケジュールであればその場で調整できてしまいますが、他の人たちのスケジュールがわからないと調整できないこともあります。

特に複数名のチームで取り組む仕事であれば調整に時間がかかってしまいます。

僕たちの事業所の場合にはGoogleカレンダーで業務に関わるスケジュールを一括して共有しています。

それらを基に出先でそのまま処理することができます。

処理してダメなら後から調整でもいいと思いますし、僕たちの場合はLINEなどを使ってその場で調整してしまいます。

何かをするためのスケジュールなのにそれを調整するのに時間が掛かってしまっては意味がありません。時間を掛ける部分が違いますよね。

Gmailで連絡のための時間を短縮

各事業所には公式の場で使うアドレスがあると思います。

連絡でこういったアドレスを使うという方法もあるとは思いますが、必要の無いメールも来て処理に無駄な時間がかかることも。

許されるならばGmailで自分のアカウントを持つようにして連絡はメールを中心に回していきましょう。

電話だと会話なので早いように感じますが、毎回連絡を取るために電話をしなければなりません。電話1回の時間で考えがちですが、必要なのはその作業全体でどの程度の時間がかかるかで考えましょう。

メールで送っておけば後は相手からの返事を待つだけなので何度も電話発信する側として時間を使う必要はありません。たった数回の電話ではありますが、無駄な時間は山積していきます。

それと同時にストレスも溜まっていきます。物事が進まない時はストレスを少なからず掛かっています。案外自分はこの時間が一番ストレスでした。

Googleドライブを使った書類管理

書類管理に関しては事業所ごとに様々なルールがあると思います。

大抵それらは個人情報保護を理由とするものです。

ならばそれに該当しないものはそのルールに従う必要はないのでは無いでしょうか。研修の案内やマニュアルなど問題のないものはデータ化してクラウドに保存した方が楽です。

書類を持ち歩いていない時でも確認できますし、いっそのことフォルダ管理しておけば研修等もiPad だけ持っておけばなんとかなります。

またデータをメール添付する際にはGoogleドライブ使って共有することで大きなデータ容量でも共有できます。

ドライブ内に保存したデータは検索機能で探すこともできるため、必要な時にデータをすぐに使用することができます。

デスクは片付くし探す時間も必要ないので、他のサービスとともに使えば大きな時間短縮となります。

わからないことはYouTube で学ぶ

日々の業務の中でわからないことは色々出てきますよね。

新しいものを導入する時や、インスピレーションが必要なことも。

そんな際にはYouTubeを使えばいいと思います。検索して動画観てさっさと解決しちゃいましょう。

最近ですと『ググれば』などと言うことがよく聞かれるようになりましたよね。

でも、ググっても説明に関しては文章よりも映像で観た方がどう考えてもわかりやすいです。ググってわからなかったから更にググる。時間の無駄です。

まずは可能なものは動画で大枠を確認して、小さな部分をググるようにすればいいかと。

それからYouTubeだと自分で読まなくても音声で聞くことができるので、他の業務をしながら再生する事も可能です。

別に娯楽動画を観るわけではないので仕事にもどんどん使っていきましょう。

余談ですが、最近のYouTubeの動画は質の高いものが増えてきています。現役の塾講師をしていますが、時々YouTubeを観ながら勉強した方がわかりやすいのではないかというくらい高い質の解説動画を配信している方もいます。

YouTubeっていうと娯楽として捉えがちですが、あくまでもそれは一側面であり価値はそこだけではないことを理解する必要があります。

まとめ

いかがでしたでしょうか。現在使っているサービスや自身の仕事場でもつかえるサービスはありましたか。

日本には僕たちのように小さな事業所ではかけられるコストも少ない、人材も少ない等といった状況の事業所も多いかと思います。

小さい事業所だから自分たちのところでは使えないという方もいらっしゃいます。

しかし今までそういった考え方でやった結果が現在のような状況です。

私は小さな会社だからこそこういった取り組みはできるのだと思います。大きな会社だと自分たちのシステムに頼り切ってしまうところ、他の物を入れることに消極的なところが出てきますし。

技術の進歩は私たちに便利な技術をより身近な存在へと変えてくれました。

やってみて駄目ならやめる。そんな考え方で私は良いと思います。

どんなことにも言えますが、やってみないとその事柄の本質は見えてきません。

やらずに言うよりもやってみて言った方が説得力もありますし、周りも納得いくと思います。

それに小さな会社でそういった取り組みを取り入れるのは、今後の発展にも間接的につながっていきます。

周りの人たち、特に利用者やお客さんたち、次世代を担う学生達は私たちの仕事ぶりをよく見ており、どんな取り組みをしているかは彼らの目にも留まります。

どんどんと新しいものを取り組みできる改善をコツコツとやっているか。

それは小さな事ではありますが、大きな結果として表れるのです。

できることから始めていきましょうね。

※このブログでは私たちの様な小さな事業所、会社でも行える業務改善の仕方や使えるツール、小さな会社でありながらどのように経営していくかという思考についても書いていきます。もしよろしければ、時間のある時に時々確認してみてください。

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