まだ持たせてないの?職員に仕事用スマホをもたせるべき理由

こんにちは、リュウです。

さて、今回も業務の改善についての記事です。

以前こんな質問を受けることがありました。

就労継続B型なのにスタッフ1人ひとりにスマホを持たせるのって必要?外に出ることも少ないし、行事で外に出る時くらいじゃ?そもそもコストもかかるでしょ?

 

うちの事業所では6台のスマホをスタッフに配布しています。

それもあってこんな質問を受けるのですが、聞くだけで実際に仕事用にスマホを導入するところは殆どありません。

スタッフにスマホを持ってもらうと業務はだいぶ変わるのですが、実際にスマホを持ってもらうまではそのメリットはなかなかわかってもらえないですからね。

ということで、今回はうちの事業所でスタッフにスマホを持ってもらって変わったことを振り返りながら記事を書いていこうと思います。

みなさんの事業所でスマホを導入する際の参考にしてください。

それでは以下解説です。

職員に仕事用スマホを持たせるべき理由

 

職員に仕事用スマホを持ってもらうことで業務は大幅に改善されます。

何より職員の業務負担は軽減されます。

僕としては業務の改善を考えるのであれば一番にスマホを導入するべきだと考えています。

 

スマホは小さなPC

スマホはスマートフォンというだけあって電話だという扱いを受けることもありますが、実際はPCとしての役割を果たすことが出来ます。

なのでガラケーを導入するのとは全然違います。

たまに仕事用としてガラケーをもたせている事業所もありますが、スマホとは違います。

導入するならスマホ一択です。

 

電話はスマホの機能の一部でしかない

ガラケーも色々と機能はありますが、スマホはアプリで機能の拡充ができるので機能の数では勝ります。

簡単に上げるだけでも以下のような利用できる機能があります。

 

電話、メール、PDF、エクセル、ワード、SMS、LINE、カレンダー、支援記録の共有、出退勤管理、データ管理

 

これだけあるとだいぶ業務は違ってきますよね。

 

業務で改善されたところ

業務は変わったと言われても何が変わったのか。

こればかりは本当に使ってみないとわからないものです。

ということでここからは実際に業務の中で変化したことを上げていこうと思います。

 

その場で決定できる

決定までのプロセスは大幅に改善されました。

カレンダー共有によって当日の事業所体制の調整は容易になりましたし、LINE等でスタッフ間の確認等の連絡調整機能も向上。

また、メール確認や文書確認もその場でできるため場所や時間に縛られず制度等に基づいた決定も用意になりました。

 

要件はリリース

業務の中で一番時間を取られるのが、電話による連絡調整でした。

が、スマホ導入によりメールやLINE、SMSの利用ができることで要件をこちらの手元においたまま保持するのではなく即座にリリースできるのは時間的にも心理的にも良いです。

相手が電話できるまで要件を保持し自分から何も発信できないのは案外ストレスがたまります。

これが急ぎの用事だとなおさらです。

むしろ隙間時間で確認・返事をしてもらったほうが効率的ですし、いつまでもタスクとして自分の手元に残しておくのは他のタスクを阻害しかねません。

 

緊急時の対応もその場で対応できる

うちの事業所ではサイボウズさんのkintoneというサービスを利用しています。

これにより支援記録等にその場でアクセスできるようになるため、利用者の近況を即座に確認できるようになりました。

そのため利用者が出先で体調不良を起こしたとしても対応はしやすくなりましたね。

また、緊急連絡先も確認できるため家族への連絡も早期に行えるようになりますし、スタッフ間の連携も促進。

連携場面でも記録に基づいた報告もできるためより相手からの信用度も高くなります。

主治医とお話をするときなどはいつからどのような症状があったかという情報はとても大切ですしね。

 

スマホで改善できるのは小さなタスク

ここまで書いてきた以外にも多々改善されたことはあります。

見ていて気づく方もいるとは思いますが、スマホで改善されるのって細々とした小さなタスクだったりします。

なのであまり効果的では無いと感じる方もいます。

ただ、僕らの仕事はこういった細々としたタスクがとても多いんですよね。

なのでスマホ1つ導入するだけで業務の負担は大幅に改善されるんです。

チリツモってやつです。

プライベートでは細々としたタスクってスマホでグループLINEで終わらせませんか?だけど業務だとそれが出来ない‼なぜ出来ないの?

そんな葛藤が無駄なストレスを生むことにもなります。

無駄なストレスは省きましょ?

 

小さな事業所だからこそスマホは必要

さて、仕事用でスマホを準備する時に1番ネックとなるのはコストの部分。

事業所の規模が小さければ小さいほどコストはとても大事な要素ですね。

僕にスマホのことを聞いても大体の事業所はこれが理由で導入しません。

ただ、小さい事業所だからこそ、そして財源も人員も限りがあるからこそスマホは導入すべきなのです。

 

人数の限界

小さい事業所ではスタッフの人数も限りがあります。

そんな中で日々の支援、送迎、支援記録の作成など色々な業務をすることとなります。

明らかに一人ひとりの負担は大きな事業所に比べて増えます。

そしてそれを改善するには日々の小さなタスクを効率よく終わらせることが必要です。

 

コストの限界

小さな事業所の場合はスタッフの人数は限られその分支援が行き届かないなどの問題が生まれやすくもなります。

当然そういった事業所には利用者も集まってきません。

ということは財源も安定しないせず、やれることも制限されます。

負のスパイラルが続くわけです。

それを終わらせるには小さなコストで変化を得られる方法を考える必要がありますね。

 

時間は無限には無い

スタッフ一人ひとり時間は限られています。

そして小さい事業所はスタッフ数は少ないため事業所全体で確保できる時間は非常に限られてしまいます。

少ない時間を有効活用していくためには、タスクが自動で集結するような仕組みづくりは大切です。

現場で忙しく支援をしていると忘れがちですが時間はとっても大事。

他の記事でも書いてきましたが僕らが時間を費やすべきなのは支援ですよね。

少ないスタッフで支援に時間を費やすには他のタスクには時間を費やさないようにすることが必要です。

そのためにもスマホの有効活用は必要ですよね。

 

コストが気になるならまずは格安で1台

スマホ導入するならコストが気になるところ。

そんな場合は格安SIMで一台準備しとけば大丈夫です。

普段使いならデータ容量もそこまで多くなくてもいいのでまずは持ちましょ。

使ってみて自分たちの業務が変わるようなら必要に応じて台数を増やすなり、データ容量を増やすなりした方が良いでしょう。

まずは使ってみないうちはわかりませんからね。

 

導入するのはガラケーではなくスマホだよ

今回の記事では業務の改善のために仕事用スマホを導入することについて書いてきました。

小さい事業所であればあるほど色々な限界があります。

なのでその限界値を引き上げるのは重要なことです。

どんなに頑張っても人間には限界があります。

それを突破するにはスマホを使うのはとても有効的です。

是非まずは1台で良いので導入してみましょう。

それでは、また。

 

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