【kintone初心者】不要なルックアップには気をつけよう‼

こんにちは、リュウです。ふだんは就労継続支援B型と母体のNPO法人の運営をしています。

 

業務の改善ということで事業所にはkintoneを導入してアプリを色々と作成してはいるんですが、なかなかうまくいかないこともあるんですよね。IT関係に関しての興味・関心はあるものの、特に知識・経験があるわけでもなく、いろいろと四苦八苦しながら頑張っています(笑)

 

前回の記事はコチラ↓

【kintone初心者】アプリ作成で悩んだら…文字列(1行)から

 

kintoneって便利なもので、必要性に応じて対応するフィールドを配置すると一気に業務の改善が進むということがあります。その一方で、フィールドの特性を知っておかないと有効に使うことができないわけです。

 

ということで、今回は「ルックアップ」フィールドの配置についてのポイントについて書いていきます。

 

ルックアップフィールドの機能を確認

ルックアップの機能は、データ入力の手間を省くため他のアプリからデータを呼び出すというもの。

 

何度も使うようなデータを自動で入力してくれるので便利だということです。

 

たとえば取引先の会社名を打ち込むと、住所や電話番号が呼び出せて、自動で指定しておいた枠に入力されるように設定することが出来るんですよね。

 

はじめのうちは

これは僕の失敗談なのですが…。

 

はじめのうちはこのルックアップの機能の有効性という部分をよく理解しないまま使っていたんですよね。

 

よくわからないところに、何も考えずにルックアップフィールドを置くというカンジに。

 

結局、名前にリンクした個別の情報に飛ぶという目的のためだけに使うということになってしまって、スタッフは名前を打ち込むためにわざわざルックアップの個別名リストから利用者名を選ぶ作業だけが無駄に増えていたという状況。

 

今となっては無駄だとわかるのですが、フィールドのごとの特性をおさえないとホント無駄なことばかりが増えて業務改善どころか、悪化させることにつながるという悪い例ですよね。

 

ルックアップの有効的な使い方

ルックアップの機能は、先程も書いたとおり関連するいくつかの情報を自動で入力されるように設定が出来るというもの。

 

なので、形式だった報告書や明細なんかの書類を作成する時などに同じ記述を何度もする必要がないという利便性があります。

 

たとえば、福祉施設なんかであれば個人の名前を打ち込めば生年月日や住所、電話番号を打ち込むなどの必要がある場合に役立つわけですね。

 

事前にベースとなるデータが必要

ルックアップの場合は、他のアプリから必要な値を持ってくることが出来るんですが…。

 

つまりはベースとなるデータが必要となるわけです。たとえば会社や個人の情報が入力された台帳的なのを必要とするわけです。

 

もちろん台帳のように総合的に情報を集めたアプリでなくとも利用することはできますが、福祉施設の場合は個人情報(フェースシート)なんかは当然のように必要であるため、それらを利用すればかんたんですね。

 

紐付けの設定のために

もちろんルックアップがどんなに便利であると言っても紐付けしないと意味がありませんよね。

 

紐付け設定自体はかんたんなものですが、紐付けを考えているのであれば1つポイントがあります。

 

※ルックアップの設定方法は以下のリンク先を参考にしました。

https://jp.cybozu.help/k/ja/user/app_settings/form/lookup/set_lookup.html

(リンク先:kintoneのヘルプページ)

 

それは紐付けする際に、どのフィールドの値を紐付けするのかをわかりやすくしておく必要があります。

 

たまにアプリを作成する時に適当にフィールドに名前をつけてしまうことがありますが、紐付け設定の場合は他のアプリの管理画面から設定することとなるためフィールド名が複雑だと紐付けの際に再度ウィンドウを開いて確認する必要が出てきます。

 

適当にやっていると変なところ同士が紐付いてしまうこともありますからね。

 

必要なければ文字列(1行)で十分

ルックアップって便利ですが、必要ないときもありますよね。

 

初心者だと色んな所にいろんな設定をしたくなるときもあります。僕みたいにね。

 

でも、作業の時に使いやすいかどうかが大事なので、できるだけシンプルな方が他の人は使いやすいわけです。

 

自己満足でルックアップ使うよりも、他の人が使いやすいかどうか。

 

ルックアップが必要ないときは、ふつうに文字列(1行)で良いわけです。

 

アプリ間の連携

kintoneの良いところはアプリ同士で連携できて、色々な値を転機したり、一覧表示できたりするところなのですが、フィールドによってはそれができないこともあります。

 

なので、やたらめったらルックアップを使っていたらできなくなる連携なども出てくるわけです。

 

必要な時に必要なフィールドに置き換えられれば良いのですが、アプリ運用が始まっていればそれが難しいこともあります。

 

アプリ間連携をあとから考えるという意味でも、ルックアップ設置にも注意しながら行ったほうがいいなというのが、体験して学んだことです。

 

ルックアップの使い所を考えよう

ということで今回は少しばかり短い記事とはなったものの、不要なルックアップフィールドの設置に関して書いてきました。

 

僕もまだまだ初心者レベルなので色々と失敗はしていますが、ルックアップの連発はしないように注意しながらアプリ作成・改善をしています。

 

kintoneを使い始めたばかりだと機能が気になって無駄なことをしてみたり、それが理由で運用がうまくいかなかったりと色々とあるもの。

 

今回の件も僕の失敗体験を書かせていただきましたが、この体験が誰かの学びになっていくと良いなと思っています。

 

それでは、また。