【kintone初心者】知っておきたいkintoneの性質はデータベースであるということ

こんにちは、リュウです。今回はサイボウズさんのクラウドサービスkintoneを使い始める上で前提としておきたい性質について書いていきます。

僕がkintoneに注目し始めて4年が経ちますが、導入自体は昨年2020年の4月事業所へ本格導入したばかりなので初心者に毛が生えたようなものです。

そんな僕が使っていて再認識した、kintoneの大前提である性質について書いていきます。

kintoneはデータベースである

kintoneをプロ級に扱う人であれば当たり前の話なのでしょうが、まったくもって初心者である僕にとってデータベースという認識を持つことは時間がかかるものでした。

これって当たり前のことで、データベースであることはkintone認定アソシエイトの試験対策テキストにもはっきりと書いてあるんですよね。

ただ、慣れないうちってデータベースであることを忘れているので色々と仕組み的に無理なことをしようとするわけです。そしてアプリ作成を失敗するという…(笑)

データベースとは何か

さて、データベースとは言ってもそもそもIT関連の仕事をしていないと「言葉自体を理解しているとは限らない」ということもありますよね。僕自身、そうです。

IT関連に興味はあるものの、用語を理解しているとは限りませんからね。テキストを見ると当たり前のように用語を使っていますが、コレは案外大きなハードルになるわけです。

データベースという言葉はざっくり感覚的にはわかると思います。が、一度はっきりとさせておきましょう。

データベースとは、簡単に言えば情報の集合体、もしくはそれを実現するためのシステムを含めての呼び名であって、あとから情報を検索・集計などを行いやすいようにカテゴリー分けをしたり、ある条件に当てはまる情報を集約するという性質を持っています。

つまりkintoneにおいてもこのように情報を集約して後ほど使いやすい形にすることを目的とするわけですね。

間違った使い方の例

こんなkintoneの性質を知らずにアプリ作成をするとあとから大変だったりします。初心者は結構陥りがちなのでしょうが。

僕の場合もいくつも失敗していて現在も修正を加えながら現場で使いやすく、かつ必要な情報を集約できるような仕組みを作っているところです。

実際にあった例としては「利用記録」を目的としたアプリに関することなのですが…。

僕としてはスタッフの業務を改善、簡易化するつもりでチェック形式で大部分を記録できるようにアプリを作っていたのですが、そうすると1日あたりの記録は集積していくことができる一方で、個人の情報として集積していくことには失敗しました。

結果、「この人が具合が悪くなったのってどの頃か?」といった時に1日ごとの記録をひとつずつ開いて確認してかなければいけないという作業が必要になりました。

データベースの特性上、細分化されたものを統合していくというのが通常の仕組みでしょうが、最初から統合したデータを集積しているため小回りがきかなくなったわけです。

個人、日時等で打ち込みを行い、それを統合するといった仕組みを意識できていればいいかなと失敗してみて学びました。

福祉の現場ではこんな使い方が良いと思う

この記事をどんな人が読んでいるかはわかりません。

が、これからkintoneを使ってみようと考えている人にとってはデータベースと言ってもイメージがなかなか湧きにくいということもありますよね?電話帳などもデータベースです。なので、実際には僕たちの生活内でデータベースというのは遠い存在ではないわけですが、もっと現場にあったカンジがわかりやすいですよね。

例えばAさんという利用者さんがいたとします。この方は通所サービスをしています。

そんな時に必要な記録はなんでしょう?色々ありますよね。

  • 基本情報シート(フェースシート)
  • 個別の支援計画
  • 送迎・食事の利用状況の記録
  • 本人の1日の活動記録
  • バイタルチェックの記録

ざっと思い出してみてもこのくらいにはなるでしょう。現場の皆さんお疲れさまですと思えるほど書類関係はいろいろあるものですよね。コレ以外にも相談記録や就労系の事業所だと作業評価記録、欠席時対応の記録なんかもあるでしょう。

これらをそれぞれのスタッフのPCからkintoneをつかい、担当の記録者が少しずつ記入してくるとどうでしょう?案外かんたんにデータが蓄積されますし、統合・一覧として表示することも容易になります。

これをエクセルやワードでやるとなると、同じひな形を使うためにデータをコピーしたり、1つのPCを共有することで効率面での課題も出ます。また、打ち込んだ情報を統合するのも一苦労なのでそういった部分をkintoneの場合はデータベースとして利用することでかんたんに行うことができるようになるわけです。

データベースとしてのkintoneを有効活用しよう

ということで、今回はkintoneの性質は「データベース」であるということについて書いてきました。

データベースであるということは一応は知っているものの、理解しておかないと有効に使うことはできないんですよね。

僕はその部分ができていなくて失敗しました。もし、同じようによく理解しておらずに使い、うまく使いこなせていない人がいるようなら、今回の記事を読んで「データベースであること」を再認識し、使い方や仕組みを考え直してみると良いでしょう。

使ったことのない人にとってはどんなに説明したところで使ってみないと本当のところはわかりません。ちなみにkintoneの場合は試験的に利用することも可能ですので、一度試しに使ってみることをオススメします。

どのような形であれ、日々の業務が改善され、働きやすく機能的な環境になっていけばいいなと思っています。

それでは、また。

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