【kintone・アプリ作成】アプリを作成する前段階で必要な準備

こんにちは、リュウです。

福祉サービスの事業所を運営していると必要となるのが記録の作成や整理で、僕も普段は就労継続支援B型の事業所運営をしているのでこれがどれほど大切かは身を持って感じているところ。

実地指導などではきちんとできているか確認されますし、できていないと報酬の返還なども出てくるため日頃からちゃんとやっておきたいところ。そのためにうちの事業所ではkintoneを導入したわけです。

さて、そのkintoneではありますが事由にアプリを作れるのは良いですがそれが故に必要なこともあるんです。今日はそのお話をしていきましょう。

kintoneってなに?

今回のお話を書いていく前に一度確認です。kintoneって何かということについて確認しておきましょうか。

kintoneとは業務内で必要な記録・社内申請にかかわる情報などを統括して扱えるデータベースでしたね。

事前に以下の記事を読んでおくと理解しやすいと思います↓

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色々な情報を紐付けして確認しやすいようにしたり、統計をとったりもすることができるスグレモノ。

サービスとしてのウリは「かんたんにアプリ作成ができる」

さて、このkintoneがスグレモノと言われるのは単に紐付けや統計を取れるからではありません。

このサービスのウリは「かんたんにアプリ作成ができる」という部分。アプリというとプログラムを書いて環境を設定して導入するというのが一般的なもの。

kintoneの場合は最近話題の「ノーコード・ローコード」でアプリ作成ができ、必要な時に必要なアプリを準備できるというのがウリになっていて広い分野の業種で導入することができるというのも魅力です。

〇〇専用のシステムという考えから、〇〇に合うように整備するといった感じで自分たちで調整できるのが魅力なんですよね。

「かんたん」だからこそ準備は必要

アプリ作成は本当に簡単にできます。事前に参考となるアプリが準備されているのでそちらをそのまま使ったり、少しばかり調整して使ったりもできます。

もちろん、新規で作り出すことも可能で、準備されている「フィールド」と呼ばれる枠をドラックして配置して記入欄を準備してあげることでかんたんに作り出していくことができます。

しかしながら、かんたんだからこそ何も考えなくてもアプリができてしまうのも事実で、何も考えないで作るとあとから面倒な事も出てくるわけです。

そのため、予め事前に準備しておくとそういった面倒なことにならないようにすることが可能なんですよね。

アプリ作成前に必要な準備はこれ

準備をすると言えども、もともとシステム作成やプログラミングをしたことがある人ならまだしも、「現段階でkintone初心者で〜す」と言う人にとっては何をしてもいいかはわかりませんよね。

そんな人は僕が実際にやっているかんたんな準備について参考までに書いておきます。以下の3つです。

  1. 大枠をイメージする
  2. 必要な情報は何か
  3. どんな表示にさせたいか

こんなカンジにざっくりとでいいので設計図を頭に描いておいたほうが良いと思います。当然、初心者なのでハードル低めでかんたんにできる程度のもので構いません。

大枠をイメージする

1番最初の段階ですが、ここが一番大事だったりもします。大枠をイメージすることで今後の動きがある程度道筋としてついてきます。例えばどんなシステムにしたいか、どんなアプリが必要かと言った部分を考えておきます。追加でどのように連携させるかと言った部分を考えられているとあとから面倒な作業が少なくなるため良いかなと思いますが、はじめのうちは本当の大枠だけでも構いません。

必要な情報は何か

必要となる情報ってそれぞれで違いますよね。例えば福祉サービスだと通所施設なら送迎バスの確認ができたほうが良いでしょうし、入所施設なら食事の摂取状況などといった情報が必要になることも。特に確認しておくべきことは「監査項目上で必要とされるもの」と「健康・安全配慮上必要なもの」については落とさないでおきたい項目ですね。この段階で「もう1つアプリが必要だった‼」なんていう気づきがあったりもしますので必要な情報はよく確認しておきたいところです。

どんな表示にさせたいか

システム上に必要な情報を表示させる際にはどのように表示したいかという部分の確認も重要。例えばアプリに入力してそのまま表示させることもできますが、他のアプリのデータを引っ張ってきて表示させるという方法もあります。記録を作る際に「こんな情報を他のアプリから持ってこれれば便利だな」とたまに思うこともありますが、そういった事をこの段階で組み込んでいければ便利なアプリを作成していくことができます。しかしながら、実際に使っていって初めて気づくこともあるため、そういったことすべてを盛り込むことはできないため、今のところコレは必要だなと思えることだけでいいです。

準備していないとこんなことが起きる‼

「かんたんにアプリが作れるんだから準備なんていらないでしょ」といって前準備をせずに作り出そうとする人もいるとは思います。

そのとおり、それでもアプリは作れます。ですが、準備を必要とする理由はアプリが作れる作れないではないんです。

実はかんたんに作れるのでアプリをポコポコ作ることはできますが、連携させる時に多くの手直しが必要となることもあります。

kintoneのアプリで使われる「フィールド」と呼ばれる「枠」にはいくつか種類があり、それぞれに得意な処理があります。例えば文字を入れる、日にちを入れる、アカウント名を自動表示させるなんてものもあります。

ただ、これって便利なんですが連携させることができない組み合わせが存在するんですよね。なので、関連する情報を引っ張ってくることができない組み合わせがあるということですね。

かんたんにアプリは作れるが連携も自分で行う必要がある

1つ忘れがちなのが、アプリ同士の連携という部分です。

アプリ作成はかんたんという話はよく出てきますが、kintoneを求めている人は連携という部分も重要視します。だって、その方が便利だから。

アプリ作成は確かに簡単にできる、しかしながら連携はきちんと考えて行う必要があるということです。もちろん、連携も本当は簡単にできるのですが、イメージを持っていないと何をどのように連携していいか迷うことになります。

先に書いたように連携できないフィールドがあれば、その部分を違うフィールドに置き換える必要がでてくるため、そのことを考えれば設計図をあらかじめ作っておいたほうが良いよということです。

設計→アプリ作成の手順を踏もう

ということで、今回もkintoneのお話でしたがいかがだったでしょうか?

実際のところ、設計した上でアプリ作成をしていなかったもので、僕の場合は今現在もアプリ編集真っ最中の状況です。

事前に設計→アプリ作成といった手順を踏んでいればよかったなと自分自身すこしばかり後悔しているところですので、かんたんでも良いので設計をしておくことをオススメします。

それでは、また。

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