【kintone・記録アプリ】福祉事業所で法制度上必要な記録のアプリを作成する

こんにちは、リュウです。

今日は前回の続きからです。アプリ作成前半戦の始まりです。

【初心者kintone】事業所のシステムを見直すのも必要だよね

前回は事業所のkintoneを見直したところで2つのグループに分けてみました。

ということで、今回はそれらグループのうち「法制度上必要となる記録」についてのアプリ作成について更に詳しく整理していきます。

法制度上必要となる記録

まずは前回のおさらいから。

前回は以下のようなグループに分けました。

法制度上必要となる記録アプリ

日中活動記録
送迎記録
在宅就労支援記録
出退勤

個人の支援に関わる記録アプリ

個別支援計画関係
相談記録
利用希望
体験利用

このうち法制度上必要となる記録は左の方でしたよね。

グループ内の記録を1つずつ見ていく

ということで、これらを順番に見ていくわけですが…。

おそらくシステムとして運営していくには、事業所の実際の動きに合わせて記録されていくわけなので動線把握が必要。

送迎記録

出退勤

日中活動記録

こんなカンジで事業所での1日の動きを見れば並べ変えやすいかなと。

ちなみに在宅就労支援の記録はとりあえず今すぐには必要ないため、ここでは一旦置いておくことにしました。

3つの記録のそれぞれの必要事項について

整理した3つの記録について見ていきます。

必要なことはそれぞれの記録において何が書かれている必要があるかというのがポイント。

送迎記録

送迎加算を取得している以上は必要な記録ですよね。その日に誰が利用して、誰が対応したかという記録。

必要なのは利用の有無と対応者の明示があればいいかなと。

出退勤

これは障害福祉サービス費の基本報酬を取得するのに必要な記録。

利用したかどうかだけでなく、具体的な時間があればより具体的でいいなと思っています。

日中活動

これも出退勤の記録と同様、基本報酬を取得するのに必要な記録。

利用者に提供すべきは日中活動の場と就労訓練の2つが大事なので、それらに関する記録が必要となりますよね。

実際に記録としてつけるなら

ここまで整理してきたところ、アプリによって必要な項目がいくつかに絞られました。

送迎記録

送迎の利用の有無
送迎担当スタッフ

出退勤

通所の有無
出退勤の時間

日中活動

作業参加状況
利用者の様子

これらの項目を実際にフィールドに落とし込んでいく必要があることを確認しました。

つけやすい記録は不備を減らしてくれる

項目自体は整理できたものの、実際に記録をつけていくとなると「つけやすさ」は大事ですよね。
個人的には記録は書きやすければ書きやすいほど不備は少なくなると考えています。
なので、書きやすい記録を目指していきたいと思います。

記録が必要な数に着目

記録の数が多ければ多いほど、記録にかかる時間は増えます。
よって焦るわけですよね、他の業務もあるので。そうなるとミスる。
ということで、スタッフ1人あたりのつけなれければならない記録の数は少ないにこしたことはない。

開くウィンドウの数

PCを使っているとわかると思いますが、画面を行ったり来たりってストレスが掛かります。
ひとつの画面で行えればなぁ〜なんて思う業務って案外あるんですよね。
それが利用者の人数分あれば記録の時間は地獄です。なのでこれも少ないにこしたことはない。

考える箇所は必要最低限に

人って朝から晩まで思考しながら生きています。
当然考えれば考えるほど疲れるわけで、ミスも増える。
僕たちが考えるべきは利用者のことで記録はその結果を記すもの。
なので考えなければならないところもできるだけ少なくしたほうが良いですよね。

ここで整理‼

色々と考えていると頭の中がぐちゃぐちゃになってきますので、ここで整理します。
必要な項目は既に整理されています。それをどのように表示するかが課題。

更に細かく確認

色々と整理してきましたが、それでは記録の大事なことはなにかというと。
「だれ」が「いつ」、「何」をしたかということですよね。
たとえば1日の記録を文章で作るとしたら以下のような説明をすることになりますよね。
今日は、Aさんは送迎車で通ってきて、9時から15時まで作業をして過ごしました。作業内容は午前は外で農作業、午後は事業所内で内職の仕事をしました。昼食は食べて、気になった点はBさんと少しばかり言い合いになっていたことです。
こんな感じだとわかりやすいわけですが、こんなのを利用者の人数分作っているだけで一苦労。
記録だけで数十分かかってしまいますよね。

記載方法の仕分けをする

では、どうしていこうかと考えましたが…。
僕らが何かを記載する方法っていくつか種類があり、○で囲んだりチェック項目にすることもあれば、文章で書くこともありますよね。
それらをどう仕分けしていくかが大事だなと。先程の項目を今度は記載方法の面から仕分けします。

送迎記録

送迎の有無→選択
送迎スタッフ→選択

出退勤

通所の有無→選択
出退勤の時間→選択

日中活動

作業参加状況→選択
利用者の様子→文章

このように記載方法の面で仕分けするとほとんどが○やチェックで示せる「選択」でよく、文章で示すのは利用者の様子くらいです。

情報のソート条件の仕分け

そしてもう1つ必要なのが、情報のソートのかけ方とでもいいましょうか。
スタッフが記録をした際にその情報をどのように統合するかという仕分け方なのですが…。
1日の記録としてのソートのかけ方と、個人名でのソートのかけ方の2つが思いつきます。
これに関しては個人の好みや事業所としての方針もあるので、そこらへんは事業所のスタッフの意見も聞きながら決めることにしますかね。

法制度上必要な記録のアプリ作成へ

ということで、法制度上必要な記録のアプリ作成について今回は思考してきました。
今日決まったことは以下のような感じですね。

送迎記録

送迎の有無→選択
送迎スタッフ→選択

出退勤

通所の有無→選択
出退勤の時間→選択

日中活動

作業参加状況→選択
利用者の様子→文章

1日の記録としてソート
個人の記録としてソート
アプリ作成の段階で色々とやってみて最終判断になるかなとは思いますが、何よりも使う人の負担が少ないアプリにできれば良いなと思っています。
これ以上は実際に作ってみないとわからないところでもあるので、次はアプリ作成ですかね。
それでは、また。