【kintone・記録アプリ】事業所での送迎記録アプリを改めて作成したが…

こんにちは、リュウです。

今回も引き続き事業所の記録アプリ再編のための取り組みについてです。

 

※前回までの記事はコチラです↓

第1回:【初心者kintone】事業所のシステムを見直すのも必要だよね

【初心者kintone】事業所のシステムを見直すのも必要だよね

第2回:【kintone・記録アプリ】福祉事業所で法制度上必要な記録のアプリを作成する

【kintone・記録アプリ】福祉事業所で法制度上必要な記録のアプリを作成する

 

ということで、今回は第3回目、実際に作ってみるというプロセスに移りますので、その間の僕の頭の中の記録をしていこうと思います。

改めてアプリを作る前に

前回までは記録アプリを作るにあたっての試行錯誤の中身を書いてきました。

 

ここまでの成果はこんなカンジ。

送迎記録

送迎の有無→選択
送迎スタッフ→選択

出退勤

通所の有無→選択
出退勤の時間→選択

日中活動

作業参加状況→選択
利用者の様子→文章

1日の記録としてソート
個人の記録としてソート
3つのカテゴリに分けましたが、主に障害福祉サービス費の基本報酬と加算を取る時に必要な記録ですね。

 

実際に作ってみた

ということで、アプリ作成をしていきます。
作成でも普段の事業所の1日を記録していくために、朝からの動きをもとに作っていきます。

送迎記録アプリ

朝は送迎から始まりますね。
出退勤からと思いきや、その前に送迎で通所している利用者もいるのでコチラが先。

 

こんなカンジで作ってみたわけです。(画像が小さくてすみませんね汗)

 

すべて文字列(1行)フィールドで配置しときましたよ。理由は過去の記事に書いたとおりです。

 

【kintone初心者】アプリ作成で悩んだら…文字列(1行)から

 

整理した項目をもとに送迎の有無と送迎担当の記載欄を準備しました。

 

情報ソートのかけ方について考えてみた

前回の記事に書いたように、kintoneのDBという性質上どのようにソートをかけるかがアプリ作成には関わってくるわけですが…考えてみると、送迎の記録って利用した人数分必要にはなるわけですよね。

上記のサンプルとして作ったアプリだとその日に通所した利用者1人ひとりの記録を作ることになるので、記録業務の数は増えていく。

ソートをかける場面を想定

さて、ではソートをかける時ってどんなときか。

おそらくは実施指導時に送迎加算を利用している人たちの記録を確認されることを想定。

実地指導で用いられる基準上は特にどういった情報のまとめ方をしようと関係ないことになっている。

要は利用者が送迎をしっかりと使っていてそれが記録に残っていればいい話。

紙の枚数と業務量を試算

次に保管しなければならない紙記録の枚数について考えてみました。

 

1枚で1人の記録を作るのと、1日で1枚の記録を作るのとでは下のような数の違いが出てきます。

1人1枚の送迎記録 ✕ 月数 ✕ 利用者数(20名と仮定) = 年間 240枚

1日1枚の送迎記録 ✕ 年間の開所日数(293日と仮定) = 年間 293枚

こんなカンジで通所日ごとに記録を残すと枚数は少しばかり増える。

 

一方、業務量で考えると以下のような違いが出てくる。

通所した利用者ごと = 1日20名分のウィンドウを1つずつ開いて記録作成

通所日ごと = 1日のウィンドウを開いて1つの画面で記録を作成

ウィンドウ移動が無いか20人分かの違いになりますね。

 

紙とウィンドウ移動の問題

保管しなければならない紙記録の数と業務量とを比べますが、当たり前のことですが、これらは一概に比べられない要素ではあります。

 

が、業務量の方を見れば更に計算してみると…

通所した利用者ごと = 1日20名分のウィンドウを1つずつ開いて記録作成

ウィンドウ移動数 = 年間 5860回

通所日ごと = 1日のウィンドウを開いて1つの画面で記録を作成

ウィンドウ移動数 = 年間 293回

僕個人の意見なのですが、ウィンドウの移動ってすごい面倒。かかるストレスは少なくないものの、それを自覚している人って多くはないのかな?

 

いくらkintoneが優れていようと、1人ひとりの記録を残すために1回毎にウィンドウを開くことを繰り返せば、年間6,000回弱の閉じたり開いたりをスタッフは繰り返す必要が出てくるわけです。

そんなのって業務的には健全じゃないなと思うわけです。

 

ということで、1人ずつの記録としてDB化する必要というのはないため、1日ごとのソート方式に置き換えようと思います。

実は…

というか、元々うちの事業所は送迎記録を日にちソート型にして運用していたんですよね。

そのまま使えばええやん‼って(笑)

まあ、僕としては利用者ごとのソートに変更したほうが良いかなと思ったのですが、変更するより今のほうが効率もよく、スタッフの業務負担も少なく、なおかつ実地指導の基準を満たすような記録を作成できそうなので変更しないということにしました。

ここまで整っているなら、いらないことはせずにこのまま使おうかなと思います。

まあ、時折こうやって記録の妥当性を確かめるのも悪くはないかなと、今回の件については前向きに捉えることにしておきます(笑)

それでは、また。

※参考にしている書籍はコチラ↓