【kintone・記録アプリ】事業所の出退勤アプリをもっと有効活用したい

こんにちは、リュウです。

今回も引き続き事業所の記録アプリ再編のための取り組みについてです。

 

※前回までの記事はコチラです↓

第1回:【初心者kintone】事業所のシステムを見直すのも必要だよね

【初心者kintone】事業所のシステムを見直すのも必要だよね

第2回:【kintone・記録アプリ】福祉事業所で法制度上必要な記録のアプリを作成する

【kintone・記録アプリ】福祉事業所で法制度上必要な記録のアプリを作成する

第3回:【kintone・記録アプリ】事業所での送迎記録アプリを改めて作成したが…

【kintone・記録アプリ】事業所での送迎記録アプリを改めて作成したが…

今回は第4回目、出退勤アプリの有効活用に関して考えていきたいと思います。

 

今回は前回とすこしちがう

前回の送迎記録のアプリは改めて作成を試みましたが、今回の出退勤のアプリは少し違います。

というのも、現在うちの事業所ではkintoneに他のサービスであるkincone(キンコン)を連携させて使っています。

が、いまいち有効活用できていないんですよね。

 

送迎記録

送迎の有無→選択
送迎スタッフ→選択

出退勤

通所の有無→選択
出退勤の時間→選択

日中活動

作業参加状況→選択
利用者の様子→文章

1日の記録としてソート
個人の記録としてソート
出退勤アプリにおいては、「通所の有無の確認」と「出退勤時間の記録」が取れればいいかと思います。
以前は利用者が通所してきて、出勤簿にハンコをおすという形式で記録していましたが実際に何時から何時までいたかがわからず不明確との指摘を実地指導で受けたため、僕が改善策として導入したのが今回の出退勤アプリなんですよね。

仕組みはかんたん

導入したといっても今の出退勤アプリの作りは実にかんたんなものです。
kintoneとkinconeを外部連携機能で紐付けて、利用者がICカードをスタッフのスマホにタッチすると出退勤の時間が自動で記録できるようにしたもの。
これによってスタッフは記録された時間を確認、タッチがうまくいかなかったところだけ修正する程度で済むようになりました。

必要は既に満たされている

kinconeでICカードタッチによる「通所状況の確認」、「出退勤時間の記録」は取れるようになっています。
ということで、既に必要だと言われる記録はできているんですよね。
最低限は満たされているという面を見れば、急いでの改善は必要ないカンジ。

満たされないことは何か

有効活用できていないと話している通り、僕は現状ではまだ満たされていないわけです(笑)具体的にはなにがあればいいか、それが大事。
たとえば…
日中活動記録を書くとき記録漏れがないように片隅に通所状況一覧が表示される
他のアプリと統合して出退勤の情報と他の情報がいろいろと表示される
こんなカンジで単純な部分ではありますが、せっかく利用者がICカードタッチしてくれているので、それを事業所としても有効に使っていきたいんですよね。

実際に統合するには

他の情報と連携させるにはkintoneでは関連レコードやルックアップなんかのフィールドを使うことになります。
そのため、それらフィールドと連携させる必要があるわけです。
連携するには、条件を満たしている必要が出てきますよね。
たとえば、関連レコードを表示させるときには日にちフィールドで紐付けして引っ張ってくることはできないため、他のフィールドで引っ張ってこれるようになるとか。

出退勤アプリは個人ソート型DB

ちなみに、出退勤アプリの場合は自動で記録されるので良いのですが、利用者1人ひとりの記録が自動で保存されていくようになっています。
なので個人ソート型のDBとでも言いましょうか、1日あたりの全メンバーを表示させるには日にちをキーとして情報を引っ張る必要がありますよね。
ということで、ここは少しばかり工夫が必要だなと再度確認しました。

ひとまず寝せる

色々とかんがえてみると、今回は出退勤アプリに関してはひとまず今まで通りの運用としておいて、次のステップで他のアプリとの連携を考えようかと思います。
その際に必要なことは今回の記事に書いておいたので、ふりかえりとしてこの記事を利用しようかなと。
ちなみにkincone連携に関しての記事はまた別に用意します。
案外ICカードを利用しての出退勤システムを導入すると利用者も物珍しいので最初は興味を持ってくれるものですし、一般就労で出退勤をする必要があるんだと感覚的に学んでくれますからおすすめです。
スタッフも記録をつける手間が省けて、空いた時間を支援にあてられますしね。
次は日中活動のアプリの見直しの予定です。
それでは、また。
※普段参考にしている書籍↓