【kintone・記録アプリ】事業所の日中活動の様子はどのように記録しようか検討

こんにちは、リュウです。

今日もkintoneによる事業所の記録アプリ再編のためにがんばりますよ。

 

※前回までの記事はコチラです↓

第1回:【初心者kintone】事業所のシステムを見直すのも必要だよね

【初心者kintone】事業所のシステムを見直すのも必要だよね

第2回:【kintone・記録アプリ】福祉事業所で法制度上必要な記録のアプリを作成する

【kintone・記録アプリ】福祉事業所で法制度上必要な記録のアプリを作成する

第3回:【kintone・記録アプリ】事業所での送迎記録アプリを改めて作成したが…

【kintone・記録アプリ】事業所での送迎記録アプリを改めて作成したが…

第4回:【kintone・記録アプリ】事業所の出退勤アプリをもっと有効活用したい

【kintone・記録アプリ】事業所の出退勤アプリをもっと有効活用したい

 

今回は事業所の法制度上必要となる記録の最後、日中活動の記録を作成について考えていきたいと思います。

 

前回までの確認

前回までは送迎、出退勤についての記録内容とアプリの仕組みを考えてきました。

 

送迎記録

送迎の有無→選択
送迎スタッフ→選択

出退勤

通所の有無→選択
出退勤の時間→選択

日中活動

作業参加状況→選択
利用者の様子→文章

1日の記録としてソート
個人の記録としてソート

 

今回はこの図の右にある日中活動の記録について見ていくわけですが、送迎記録は1日の記録として全員分を1画面で入力、出退勤は外部サービスであるkinconeとの連携で利用者ごとに自動で記録されるような仕組みになっていました。
日中活動の記録においても記録として必要な項目と、どのようなDBとしての意味合いを作るかが重要となってきそうですよね。

現在使っている日中活動記録

事業所で現状使っている日中活動記録のアプリは、昨年も1度手を加えているんです。
というのも、はじめのうちは送迎も日中活動の記録も、欠席関係の記録もすべて1つの画面にまとめる形で記録していたんですよ。
でも、そうなると画面がとても大きな表示になってしまうんで困ってしまってそれぞれのアプリを作成するに至ったわけです。

面倒な紙媒体での保管

実際にアプリを作成する上ではすべての記録項目を1つのアプリに載せてしまうことは問題なくできます。
が、1つ問題なのが実地指導に関する問題で紙媒体での記録保管を求められるんですよね。
そしてkintoneは印刷に弱い。記録項目を多くすれば印刷する時に複数枚になるなど面倒なんですよね。
プラグインを入れれば改善されるところもあるとは思いますが、プラグインだってタダじゃないし、金額も…なのでアプリで出来る限りどうにかしようと考えました。

とりあえず、作ってみた

なんだかんだ考えていても始まらないので、ここで一度アプリを作成してみました。

 

実際の画面が以下のようなカンジでして、日中活動記録に必要な「作業参加状況」と「利用者の様子」の記載が出来るようにしてかんたんにつくったもの。
これも悪くはないけれども、どうしてもこの形式だと利用者1人ひとりの記録を1つずつ打ち込んでいくことになりますよね。
1日あたり20人(実際には休む人もいるためそこまで書くことはないかもしれないが…)、年間だと6,000回弱のウィンドウの行ったり来たりをするわけですね。
うん、すごい無駄なカンジww スタッフが可愛そうなのでこれはやめといた方が良いかな?と思ってみたりするわけです。

再考の時間

さて、どうしたものか…作業内容は書かれているけれども、利用者の一日の様子は別枠で必要な内容。
ここで考えてみると更に細分化という方法もあるかなと。

日中活動記録

作業内容の記載
→事業所を利用した証

作業中の様子など

時系列で変化がわかる記載
→支援に必要な情報が詰まっている

こうしてみると日中活動の記録って法制度上整えておかないといけない記録でもありつつ、時系列での利用者の変化などの情報は支援に必要な情報になってくるわけですよね。
ということは、それぞれを別々にするのもいいかなと思ってみたりします。

それぞれを記録する形態

となれば、それぞれを違う形態で記載も出来るわけで、作業内容だけ記載するアプリは送迎記録アプリと同様に一覧表示のチェック形式で記録。
具体的な作業中の普段と違う動きなどは別途利用者個々の情報としてまとめるという方法をとったほうが良いかなと思ってみたりします。
必要ならそれらをあとから統合してもいいかな〜とも思ってみたり。

今の記録アプリ+αという形

先に少しばかり書きましたが、現状で日中活動記録のアプリは一覧表示のチェック式。
こんなカンジに作業種別列があり、該当する利用者にチェックを入れれば誰がどの作業に午前・午後で参加したかが一覧で表示されるようになるという形式です。
※画面で写っているのは利用者の名前や作業内容を消したサンプル画面です。この下に午後、特記事項と欄が続く。
この表記だと利用者の作業中の変化などが記載されないことになってしまうんですよね。実際には特記事項など他の欄に打ち込むしかない状況。
しかしながら、この表記だと必要最低限の記録としては良いんですよね。
一覧表示型だとスタッフは記録しやすいし、配置されている利用者のバランスを見ることもできます。
ということは、このアプリ自体は悪いものではなく、足りないものをもっと使いやすい形で提供できればスタッフはつかい安いはずとの結論に。

それぞれの形態へ

ということで、日中活動記録は作業種目を記録するための一覧表示・チェック型、利用者の日内変動などを記載する利用者個人ソート型の2つに分けてお試し運用してみることとします。
日内変動があったときだけ記録をつける必要があるので人数は少なくて済むだろうし、変動等で何かしらのトラブルが合ったときは利用者単体でソートをかけられる方が便利ですからね。
それぞれの必要に応じた記録ができるのもkintoneの良いところですからね。

新しく日内変動の記録を作成

今回の記事内でふりかえりを行ったように日中活動の記録って必要性が多様なので、それに合わせて記録の付け方って変わってくるなと実感します。
付け方が変わるのであれば1つのアプリでの表現は難しいわけで、それに応じたアプリの準備は必要かなと。
一方で分割したアプリの情報を連携できるのもkintoneの良さなので、そこらへんをうまく使えればもっと便利でスタッフが記録しやすいシステムを実現できるだろうなとも思いました。
なので、日中活動記録のアプリは少し手直しを加えるくらいにしておいて、日内変動の記録は別途準備しようという結論に落ち着きました。
次は日内変動の記録について書こうかなと。
それでは、また。

※普段参考にしている書籍↓