【初心者kintone】事業所のシステムを見直すのも必要だよね

こんにちは、リュウです。

今日もkintoneやっていきます。

事業所のシステムは既にできているのですが、昨年の4月に導入してからあまり手入れをしてなかったんですよね。

新型コロナウィルスの影響で新しいアプリを色々と作ったこともあってアプリであふれかえるという時期もありました。

ここに来て一度システム調整を図るために一度見直し、アプリの入れ替えなども考えているので、今回はkintoneによる事業所システム作成にあたっての見直し箇所をじぶんの振り返りを込めて書いていきます。

※参考図書として使っているのはコチラ↓

しばし、お付き合いください。

現在の状況

見直しをするにあたってまず必要なのが「現状の把握」。

うちの事業所では以下のようなアプリがあります。

日中活動の記録

送迎記録

相談内容の記録

利用相談の記録

体験利用記録

個別支援計画・案・モニタリング・計画作成会議録

在宅就労訓練の記録

ファイルDB

To Doリスト

出退勤アプリ

フェイスシート

個人的には事業所規模の割には結構な規模になったな思うのですが、他の会社のkintoneアプリを見たことがないのでよくわからないカンジ。

アプリの利用状況

最初からわかっていたこととはいえ、やっぱり事業所のシステムなので記録関係が多いですよね。

ただ、使っているものもあれば限られた期間だけ使うものもあるんですよね。

出退勤アプリ

個人的には勤怠管理サービス「kincone」との連携をしている出退勤アプリがお気に入り。

ですが、有効的にはまだ使い切れていないような気もします。

kinconeでICタッチのみで利用者の出退勤は管理できるようになったものの、それがDBとして記録されるだけ。

これはもったいないなと。

記録関係のアプリ

記録は税金財源で運営している以上つけて置かなければいけないのは当たり前で、それが嫌なら自分で稼げばいい話なので。

そんな話はさておき、記録をつけるのはあくまでも支援のバックグラウンドで必要なものなのである程度手間は省きたい。

記録って一覧形式でも良いものと、個々に対して詳細を書く必要があるのでそこらへんは意識が必要だなとアプリを見ていると思うんですよね。

手を加えるには、記録の特性に合わせてアプリを調整していったほうが良いなと。

DBとしての役割

以前から書いているようにkintoneはデータベースという性質があるので、これをもう少し活かしていきたいところ。

【kintone初心者】知っておきたいkintoneの性質はデータベースであるということ

最初作成したアプリは利用者一覧表示を1つのデータとして保存しているので、個々の変化を見ていくには1つひとつのデータを開かないと見えないようになっているんですよね。

ただ、1つひとつのデータを打ち込んでいくのでは業務量は今の数倍に増えるわけで…。

そのへんをどのように変えていくかが大事になってくるなと思うわけです。

現状を踏まえてどう変えるか

必要な記録は行政指導上必要とされている記録と、利用者個々の変化に対応するための記録があります。

行政指導上必要とされているのは法律上の要件を満たしていることを証明できればいい話なので、それを必要十分満たす必要があります。

ということで、こういった記録は一覧記録に置き換えする。

一方、個々の支援で必要な記録は時系列把握が必要になるのでそこらはDBの特性を活かす。

こういった色合いの違いを同じシステム上で作成する必要があるということですよね。

具体的な運営方法

つまりは、日中活動や送迎、在宅就労、出退勤などは法制度上必要とされる記録のアプリ、個別支援計画や相談、利用希望、体験利用、フェイスシートなんかは個人の支援に関わるアプリとグループ分け。

法制度上必要となる記録アプリ

日中活動記録
送迎記録
在宅就労支援記録
出退勤

個人の支援に関わる記録アプリ

個別支援計画関係
相談記録
利用希望
体験利用

この中で必要な連携を行いながら、それぞれのグループとして必要な情報を統合していくカンジを最初は意識していけばいいかなと思考中です。

もちろんグループ間の連携も必要になることもあるでしょうが、とりあえずはベースを作らないといけませんからね。

連携においてはキーコードが必要になることも

アプリ間連携ってkintoneの得意分野でもあるのですが、一方で注意も必要。

関連レコードやルックアップといった、連携に便利なフィールドはありますが、連携できないフィールド種類もあるということは以前も書きましたね。

こうなってくると、必要なデータを持ってくるために「キーコード」が必要になったりもするのでそこらへんは注意が必要だなと。

まあ、これに関してはまた違う記事を書いていくことにしますので、そちらを参考にしてくださいね。

事業所のシステムを見直すとわかること

ということで、今回の記事は実際に自分のkintoneを眺めながら、実際にシステムの振り返りをしてきましたが普段気づかないことも多いものです。

僕は現在kintoneの調整中なので今回の記事内容を参考に色々といじってみようとおもいます。

みなさんもたまにはkintoneの見直しをして、よりよいシステム運営考えてみませんか?

それでは、また。