【実践済み‼他の福祉事業所と連携】Googleカレンダーを使って入所施設と予定共有

こんにちは、リュウです。

今日は事業所間の連携にあたって必要な「予定確認」についてのお話です。

1人ひとりの利用者の予定確認って案外大変だったりしますよね。

今回はそれを「かんたんに行えるようにしましょう‼」という内容です。

実際にうちの事業所で行ったことなので参考になれば幸いです。

予定共有ならグーグルカレンダーの連携機能

事業所間の予定を共有する上で必要なのは特別なシステムや技術は必要ありません。

Googleカレンダーの共有だけで十分です。

互いにGoogleアカウントと共有するカレンダーさえ作れればかんたんに始められます。

そもそも事業所内の予定調整はGoogleカレンダー

ちなみにうちの事業所内でも予定管理はすべてGoogleカレンダーだけで行っています。

同じカレンダーを職員の仕事用スマホに同期しているのでその場で予定調整を行えます。

今回はそれを他の事業所とも行えるようにしようという話です。

外部の事業所との予定調整

外部の事業所との予定調整は、事業所内でのそれよりも重要。

利用者が通院日で通所してこない日なのに送迎に行ってしまったり、送迎に出てくるはずのない利用者を永遠と入居先の施設前で待っていたことさえありました。

また、行事などで時間が前後する際の連絡がうまく行っていないこともあり、先方から心配の電話をもらったこともあります。

電話一本で解決することであればいいですが、何かしらの申請等の予定ができなくなったとあればそれは問題になりますよね。

ということで、うちの事業所はGoogleカレンダーを使って連携することにしたわけです。

そもそも何故予定調整がうまくいかないのか

事業所間の予定調整がうまくいかない理由は「方法」と「環境」の問題があります。

具体的に入居先の施設とのやり取りの際には情報が以下の方法で伝わることがあります。

  1. 事業所から連絡
  2. 本人から伝言で聞かされる
  3. 書面で通達

現場で働いているとどれもよくあることですよね。

ただ、「連絡しても担当者がいなかった」というようにその場で処理しきれないこともあるでしょう。

また、本人伝いの話だとうまく伝わらなかったり、書面なんて忙しいのでいちいち毎回作るわけにはいかなかったりと。

そしてこのような方法の問題と、福祉施設の現場という環境が組み合わさることでうまくいかなくなります。

普段仕事をしていれば連絡するのを忘れることなんてよくある話ですしね。

連携機能でできること

そんな忙しい毎日にはGoogleカレンダーでの予定調整を提案したいと思います。

連携機能でできることは以下のようなことです。

①各々のアカウントから予定を記入するだけでOK

各事業所ごとにGoogleアカウントを準備してカレンダーに予定を打ち込むだけでOK。

それだけで相手と自分の事業所双方で予定が確認できるようになります。

わざわざ予定確認の電話をしなくてもカレンダーを見れば自分の事業所と相手の事業所の予定を確認可能。

相手に連絡がつかずに予定伝達ミスを防げますね。

②アカウントごとに複数のカレンダーを作れる

Googleカレンダーの場合、複数のカレンダーを準備できます。

複数のカレンダーの予定を一括表示することも可能。

そのため、各事業所ごとに連携して通所している利用者の予定を一括表示することも可能ということ。

1ヶ所ごとに電話して確認なんて必要なくなります。

③通知機能を利用

電話と違って相手が予定の追加に気づかないのではないかという心配。

そんな心配、ありますよね。

Googleカレンダーの場合は予定が追加された場合には通知が届くようになっています。

これはカレンダーごとに設定可能です。

なので心配があれば通知機能で予定追加の通知が相手に届くようにしておくこともできます。

導入の方法

さて、ここまではGoogleカレンダーの説明をしてきました。

ここからは導入の仕方についてご紹介です。

案外かんたんに設定できるものなので、是非やってみましょう。

①相手方の事業所に説明

まずは相手事業所への説明は大切なのでしっかりしましょう。

福祉業界はまだまだICT活用の面で遅れています。

しっかりと説明しておかないと何らかのトラブルが起きることもありますからね。

お互いの業務改善になることを説明し、セキュリティに関する取り決めなどを確認しておくと良いでしょう。

例えばカレンダーにはフルネームを載せないといった条件を設けたりなどです。

②お互いのグーグルアカウントを準備

次にすべきことはお互いのGoogleアカウントを準備することです。

コレはあくまでも業務で使うものなので個人のアカウントとは別に用意しましょう。

たまにあるのが個人アカウントを使うといったミス。

業務用のアカウントをきちんと準備した上でやることと個人アカウントをそのまま使うのとでは後々問題が起きた時に違います。

ここはきっちり業務用のアカウントを作成した上で使いましょう。

またアカウントを作成した際にはセキュリティ設定もお忘れなく‼

③カレンダー作成

アカウントを準備したら次は双方のアカウントを紐付けるカレンダーを準備します。

コレはかんたん。

どちらかのアカウントから新規でカレンダー作成を行います。

業務に使いやすいようにカレンダー名を付けて準備しましょう。

④ご招待

カレンダーを作ったら双方のアカウントから予定記入ができるように紐付けしましょう。

これも方法は簡単。

共有設定をから相手アカウントをご招待すればOK。

相手のアカウントメールアドレスを枠に打ち込み、権限を設定して送信。

相手方は招待を認証。カレンダーを表示できていれば大丈夫です。

⑤連携完了

ここまでくれば連携完了です。

あとはカレンダーの設定画面から相手アカウントの権限を編集することも、予定追加時に相手に通知する設定も可能です。

Googleカレンダーを立ち上げれば連携されているカレンダーの予定も一括して表示されるようになるので便利ですよ。

必要時は、カレンダーを選択して非表示にすることも可能です。

使っていくうちに自分の使いやすい仕様がわかってくるのでその都度改善しましょう。

さあ、導入しよう

ということで、今回はGoogleカレンダーを他の事業所と予定を調整する方法を書いてきました。

Googleアカウントは無料で作成できますし、カレンダーも無料。

無料で自分たちの業務が改善できるって良いですよね。

当然使い始めたばかりだと慣れないため多少時間がかかることもあるかもしれません。

が、慣れると本当に便利なんですよね。

実際にうちの事業所では使い始めて1年ほどですが、以前のように通院日に利用者を迎えに行くようなことは減りました。

当然一人暮らしやカレンダー共有ができていない事業所では未だにそういったことはありますけどね。

できれば少しずつで良いので改善が図られていけば良いなと思います。

是非参考にしてみなさんもお試しあれ。

それでは、また。